知识管理，从内部网站起步

我们的内部网站已经运行一年多了，从刚开始的无人问津，到如今的内容丰富，也走过了一段曲折前行的道路。出于加强信息共享和缩短事务流程的考虑，我们IT部门首先发起了内部网站的项目。其后又得到了人事和公关部门的支持，在公关总监的主持下我们开始了第一步的探索。先是将IT内部的各种文档整理后放到网上，然后将人事部的各类通知也通过网站发部，渐渐地同事都自觉地从网上获得信息。由于网站提供了极简单的操作界面，所以打电话向我索取文档的人也少了，自助服务又好又快。尤其是在每个员工加入公司后，我们都会将他们的基本信息发布到网上，不但使所有员工都能感受到公司的发展壮大，也在无形中增加了员工的亲密度。IT部门内部更是有了浓厚的知识共享气氛，大家纷纷将自己的知识贡献出来创建并充实知识库。对于IT部门，这大大加强了技能提高和经验交流；对于业务部门，也可以通过学习这些知识提高了计算机使用水平。 内部网站的主要优势： * 初期投资小，不需要昂贵的硬件和软件，对技术人员要求也不是很高，网站的构架和实施周期比较短； * 可以从大战略规划，但只需要从小部件起步，逐步提升网站的规模和能力； * 提供单点接入公司的知识库，保证知识的正确性和一致性，同时也降低了维护多点知识的成本； * 可以提供方便快捷的沟通渠道，加强知识的传播和反馈； * 使员工有机会全面的了解公司，也增加员工间的交流，提供了团队建设的机会； * 有助于打破部门之间的壁垒，增强知识的横向和纵向流动； * 突破地域的限制，适合跨地区跨国家的企业动态地管理知识； 建设内部网站必须明确以下几个问题： * 因为网站和公司所有部门有关，并且需要他们提供信息，所以必须有高层的支持。 * 由于网站的开发是一个持续改进的过程，随着用户的使用和反馈会有不断的更新，所以不能期望一蹴而就。 * 由于网站向全体员工开放，所以必须考虑安全和保密问题，对于网站内容应该征得人事甚至法律部门的认可。 * 如果网站是在跨地区或者跨国家共享，应该考虑内容的可访问性。尽量采用标准的文件格式（比如HTML和PDF）。 创建逐步提升的内部网站，可以采用以下四个步骤： 1. 组织一个高效的团队，能够支持和促进企业内部网站的发展。需要注意的是，参与网站建设的团队必须受到良好的培训。这样不但有利于更好的开展工作，而且由此增加的专家能力也将在今后的网站扩展中收到更大的回报。如果网站选用的是一个商业化的系统，那么对于该系统的了解程度将直接关系到网站的成败，而且日常的维护工作也需要足够的培训。 2. 通过企业内部网站传递有价值的信息，使企业获得切实的利益。这也是内部网站最重要的价值和目的所在。至于哪些是有价值的信息？如何更有效率的传递信息？这就依赖于不断的探索了。 3. 获得员工对企业内部网站的关心和信任，使员工愿意提供和分享自己的信息。员工是内部网站的最终用户，他们的评价也决定着网站的生死存亡，所以必须从用户的角度规划网站，认真聆听来自用户的反馈。如果用户关心和信任这个网站，那么他们将成为网站发展的重要推动力。 4. 起到成功的典范作用，激发企业投入更多资源持续企业内部网站，并带动信息化的建设。如果内部网站能够获得良好的反映，那么必然会激发高层的认可和支持并使公司投入更多的资源持续改进网站。这也有可能成为一个重要的切入点，使企业以更大的热情投入知识管理和信息化建设中去。 从内部网站到知识门户 企业内部网站可以大大提高信息发布和沟通交流的效率，但同时也可能于现有的各种信息系统脱离，形成新的“信息孤岛”。而企业知识门户正是解决这些问题的升级方案。 企业知识门户（Enterprise Knowledge Portal，EKP）是员工日常工作所涉及相关主题内容的统一入口。员工可以通过它方便地了解今天的最新消息、当天的工作内容、完成这些工作所需的知识等。通过企业知识门户，任何员工都可以实时地与工作团队中的其他成员取得联系、寻找到能够提供帮助的专家或者快速连接到相关的知识。企业知识门户的使用对象是企业员工，它的建立和使用可以大大提高企业范围内的知识共享，并由此提高企业员工的工作效率。企业知识门户具有信息集成、知识分类、个性化展示和系统资源管理的集成。 也可以说，企业知识门户就是要将正确的知识，在正确的时间，用正确的方式，传递给正确的人。 知识门户可以提供以下能力： * 可以同时获取内部和外部信息与知识 * 提供强大的知识搜索和共享功能 * 提供工作流和协作环境 * 提供个性化的定制服务 * 单点登入所有信息系统综合利用所有知识 总结 在内部网站的创建中，我们从不同部门收集知识，并加以分类和整理，最后集中于服务器的知识库中保存。在这个过程中，我们了解每个部门都存在哪些有价值的知识，以及哪些员工在某些领域拥有专家级的知识，这为今后更深入的知识挖掘工作提供了良好的线索。随着知识的不断搜集、整理、共享和更新，各种知识也在企业内部流动起来，更多员工以更多热情投入到知识管理的实践中。 内部网站只是个开始，但却能为您的知识管理提供坚实的基础。信息部门，可以在这个过程中积累知识管理的经验；而用户，也能从中不断获得收益。最重要的是，所有员工都将体验到基于网络的沟通交流，并潜移默化地形成共享与协作的氛围。这些对于知识管理来说，具有无可估量的价值！ http://yyq123.journalspace.com/?entryid=216