【手帐】魔都85后建筑师的效率手账编年史 (2018)

来自：设计师九天儿~(格局决定未来)
2018-12-25 19:45:41 已编辑

在手账圈，作为理工男的我也许是那万花丛中的一点绿，但是手账确实在我生活中扮演的总要的角色，以至于我认为有必要和大家分享一点作为一个男生和手账的故事

序言

如果你有很多好想法要去实现，先得有本手帐

自己一直都是一个不安分的人，虽然建筑师的工作已经需要我去应对很多事情了，但是有时候还是会有些和工作不相关的想法冒出来。平常的生活除了工作，做建筑设计，这几年中因为个人兴趣，我还和朋友开了一家咖啡馆，同时还在一家网络公司做营销兼职。业余时间学习投资和信息可视化方面的知识。这几年有不少朋友都感叹我揽了这么多事情却没觉得我每天忙得鸡飞狗跳，其实秘诀很简单，是手帐让我把生活、工作和业余爱好安排的井井有条，并且一步步的实现着自己一个又一个小梦想。

2013年

从咖啡馆到手帐

到2013年我已入职场3年，对于工作中的事务基本可以自如应对了。概括前三年的工作和生活基本都是“不在加班就在去加班的路上”，工作占生活的大部分，业余时间只想好好休息。那时候在公司也会使用记事本，但是都是随意的写写画画，没把纸笔的记录当作一种有效的时间管理途径。

记事本使用方法的改变发生在2013的4月。当时因为自己喜欢喝咖啡和读书，总有一个念头时不时的冒出来——开一家属于自己的咖啡馆。在一次和好友闲聊中发现我们有着共同的想法，大家一拍即合。之后的大半年中找店面，设计装修到后来开业经营，我大多数业余时间都给了梦想中的咖啡馆，在这个过程中，如何有效的安排好工作和业余时间成了难题。也就是在这个时候我开始发现自己的大脑不够用了，常常会忘记细节事项。于是纸笔记录就自然的派上了用场。一开始的记事本基本上只当做备忘录来用，帮助作用确实有限。而无意间读到的《记事本圆梦计划》，给我很大的启发。原来简单的记事本真能够帮助我们实现梦想。我开始按照当时书里的一些手帐使用方法来做日常记录和时间安排，并且开始在实际使用方法中琢磨适合自己工作生活习惯的手帐法。

起初在淘宝买到一本A5牛皮质地的活页手帐，内芯只有简单的三种：空白页、横线页和网格页。横线页主要记录待完成的事项，也就是任务清单，把每天的计划，实施情况和总结记录写下来。而空白纸和网格纸基本都是作为手绘和图形类的记录（建筑设计师每天都会多少有些想法需要手绘来表达），偶尔也会尝试着画画思维导图。在开始的几个月里我尝试了各种记录方法和不同样式的记事本内芯，最终我慢慢发现，每次都要先在纸上画好格式再做记录的话其实并不十分高效，这些画格子的工作本也很浪费时间。随后我决定在网上买一些印刷好的手帐内芯来使用，这样基本不用自己去画表格了，但市面上的手帐页内容和排版始终达不到我预想的使用效果。说到底，我慢慢固定下来的手帐方法找不到与之对应的产品了。

自制打卡页

在不同纸张上尝试每日记录的方法

把一些重要资料打印出来加入记事本作为集料收集用

当年的10月，我的咖啡馆开业了，平时店铺的实际管理交给了另一个合伙人，咖啡馆创业也暂告一段落，于是我有了时间回顾过往。当翻看记事本上的记录时我发现之前的记录非常零散而没有逻辑，非系统性的记录导致回看时很难找到重要事情的记录和总结。虽然手帐的使用优化了我对每天生活的安排，提高了完成事情的效率，但是当回顾总结时我却发现当时不够系统的记录很难让我找到可以为将来起到借鉴和思考的重要内容。一本自己记录了半年，当回看时发现完全失控的手帐，完全是可以必死一个处女座的。既然市面上的手帐页依然没办法很好的达到我的要求，我只好憋大招，自己设计制作一本更系统有效的手帐。

当年清早去店里打扫做准备时自己做一杯咖啡享受片刻独处时光

通过半年手帐使用经验的总结，我认为手帐设计必须遵守两个原则：一是事务安排计划中的量化分级；二是要提高信息记录中的信息可视化。因为再宏大的计划都需要分级量化后一点点的积累，一步步的完成。而且图像化的记录信息绝对比线性化的记录信息更便于记忆和总结，图形承载的信息量实际上可以比文字更多更有效。受到网上一个东南亚设计师的启发（chronodex），我找到了设计自己的效率手帐的灵感。

chronodex原版照片

以这个思路为基础，我总结了日常记录事情的规律和特点,设计属于自己的手帐内容。由于自己日常工作中就会使用一些平面设计的软件，所以设计手帐的想法还是比较容易实现的。在之后的几个月里，我一边继续保持记录总结的习惯，一边不断更新和调整自己的手帐设计。先在淘宝买来空白活页纸，然后用打印机打印出测试稿，试写，发现问题，调整设计稿，再打印，试写。几乎每一根线都是经过反复推敲的，行间距一毫米一毫米试，表格灰度也做了5种来比对效果。那段时间好像着魔似的沉浸在手帐设计和使用中。

2014年

手帐让我更好的享受生活

经过几个月的尝试和调整，第一个手帐版本终于定稿。手帐内容主要包括年度计划、月计划、周计划、日计划以及理财计划、读书计划、健康饮食计划的记录页。

记录逻辑基于高效简约和量化可视的标准。我把记录页设计为四个级别：年、月、周、日。把要安排的事项根据不同时间级别逐步分级量化。例如，我计划一年想读40本书，那么平均来讲每个月的读书任务就是3-4本。这么算下来就是每周一本的样子。所以在年计划中我会先列出书单，然后把书单分成12份列入每个月的计划中去。在每周的计划中可以月计划中挑选具体一本书来读。然后就是在日计划中安排每天的读书时间，记录每日读书进度和感想等等。

用同样的方法，我可以先对一年的重要目标做出规划，比如当年有一个职业资格考试，想学习理财知识，想完成某个销售业绩指标等，然后在年计划中对事情做出量化和时间安排。我们一般不可能同时进行所有事情，所以年计划就是对一年要完成重要任务的第一个级别的量化安排。接下来到了月计划，比如我们计划一年中有三个月用来复习考试，那么这3个月具体每月安排多少天完成多少复习任务就是月计划要做的实情了。而且有些特定日期也要在月记录页内标注出来以便提醒自己不要忘记重要的事情。我还把打卡功能和月记录页融合在了一起，这样也有助于更好的帮助我们完成一些特定计划，比如养成早起、运动锻炼身体的习惯、背单词等等。

第一个版本的月计划页，结合了打卡

在周记录页中，我设计了独特的扇形表盘，可以方便的看到具体事情的时间安排，因为有些事情可能一周内需要多天进行，或者说我们不清楚实际完成所需天数，所以如果只是简单的文字记录恐怕会有所疏漏和出现计划冲突的情况。而扇形的图表能让我们更好的安排一周中任务的实施天数并且避免多项任务冲突。同时也会在我们做日计划时减轻我们大脑的压力。比如周一做日计划时完全可以忽略掉后几天会出现的任务，让手帐帮我们记住就好，我们的大脑也就轻松不少。

扇叶周记录，很酷吧，周记录页，扇形的顶部日期对应了右侧的星期

日记录基本是在chronondex的基础上结合了《记事本圆梦计划》的记录方法而设计的。chronondex本身类似一个表盘，可以来安排计划当天事情的具体时长，也可以用来实时记录当天各个时间段的工作内容，非常灵活。而计划格是对当天计划事物的提醒，我还加入了日总结的功能，使得每日的计划，完成和总结内容形成信息闭环，一天一页，一目了然。

结合了chronodex的日计划页

日常使用的时候，每个月末会查看当月的计划实施状况和年计划任务，再计划下一个月的重点任务，而每周周末又可以依据月记录安排下周的任务，每天睡前又会依据周计划安排第二天的任务。另外如果计划中的任务没有完成那么在下一个阶段的计划中我会再写出来。只要养成了记录的习惯，即便生活中出现突发状况不能按时完成任务，未来也可以通过记录提醒，在后续时间安排中继承实施计划而不至于完全中断。这里还要多说一点那就是做计划一定不要把时间安排太满太紧凑，留有一定余地你未来会发现非常重要。

使用手帐，养成良好的记录习惯很重要，但是更为重要的是总结。我在每天的记录页中都留有总结栏，不只是每天都会把当天的经历都总结下来，有时候也会记录一些收获感悟，或者是一些新获取的重要信息。而每周周末，我都会用一个小时的时间把零散的记录再做回顾和提炼生成周总结。总结的内容主要分为经验总结和信息获取两方面。最后在每月的月末也会把这个月各周的总结再做进一步汇总。每次做完月总结都感觉生活非常充实，即便某个月去度假了，没什么太多新的知识和感悟，也会感觉自己即便休息了这些时间也在掌控之内，清楚自己的时间都去了哪里。

2014年通过对自己的效率手帐的设计，我第一次感觉到做了自己时间的主人后的轻松。为什么用“轻松”呢？我觉得还是因为自己慢慢通过使用手帐，掌握了自己生活工作学习的时间使用规律，并且提高了时间使用效率。所以在休息时不会感到焦虑，手帐也帮我记录了以前需要大脑记录的事情，感觉精力的无效消耗减少了。这里可能有人会觉得我有点偏执，把自己的时间安排的太满会不会很累。其实我在这一年的手帐生活中发现，我们没必要把自己逼到绝境，计划是写给自己的，一切的目的不在于完成更多的任务和工作，而是通过手帐这个工具让我们更好的利用时间、享受生活。我在手帐使用初期把计划内容安排的比较满，然后根据自己的实际完成情况对接下来的计划安排做调整，以适应自己的能力和实际情况。比如计划用三天时间完成一项工作，但是当两次计划都没有按时完成之后就需要我们总结思考，思考任务没有完成的原因是我们没有利用好时间，还是任务要求本身不合理。另外，有些任务我们可能起初是无法预估准确工作量和需要耗费的时间的，这就需要我们对任务的安排做一定的弹性。这样一来，我们才能真的更好的享受掌控自己的时间后带来的安心自在。

2.0版本的全家福

当时还用excel把梦想计划做出来了

一年手帐记录后，我逐渐有了每天固定的读书时间，不会再因为未完成的事情而焦虑而毁掉盼望已久的休息和度假。以前总想着等有时间了在把某某书读完结果一年过去了那本书已落满灰尘。过去总想着抽时间去某个梦想的目的地旅行度假，结果时间匆匆而过，每天只能羡慕朋友圈别人的旅行照片。而这一年我完成了去5个旅行目的旅行，读完了计划中的20本书还完成了系统的证券投资课程学习。工作上的收获也同样让我惊喜，每天零散的工作内容现在通过每周每月的总结让我摸清了头绪，对工作中遇到的问题也有了更加全面和深刻的理解。

2015年

收获爱情，为了梦想不断更新

2015年对我来说可能是我人生活中一个值得重重标记的一年。年初的机缘巧合，我通过自己设计的手帐结识了我现在的妻子。想想这个经历也算够奇妙的。我和她都没有想到竟然是这本手帐做了我们的红娘。现在我们一起使用着这本手帐为我们共同的梦想努力。

2016-2017年

忙碌，定型

2016-2017年因为工作越来越忙，期间手账体系迭代到了4.0版本，尝试了一些新的手账记录内容。之后我很少再花整块的时间去对自己的手账做系统的梳理和完善。但是手账的使用已经完全融入了我的工作与生活。日常生活中不再有太多时间关注手账的形式与样式。一本黑色A6活页效率手册加一本皮质A5定页集合手账成了我工作学习和记录的标配。

2016年末我利用休假时间回顾了忙碌的一年所得，并对市面上有所的手账笔记法书籍做了系统性阅读。这次阅读给我的感受比较复杂。书里讲述了不少手账笔记使用的心得和使用技巧，很实用，但是很多书中理论也是多处借鉴而来，并没有把整个系统讲述清楚。书的作者由于来自不同行业，所以对于笔记方法和技巧的理解也是不同的。比如有《聪明人用方格笔记本》的作者来自著名的咨询公司麦肯锡，书中很多使用场景是基于咨询行业工作使用需要和习惯的。再比如《别告诉我你会记笔记》的作者以前从事市场和销售工作，他的笔记法以收集和整理讯息，推动工作进展见长。这些内容看上去都挺实用，但当我们实际实用的时候会发现总有哪里不对，很难坚持。后来经过多次与朋友的交流我发现我们是因为没有完整的手账记录逻辑，所以知道再多的方法和技巧也不会灵活使用。而这个逻辑就是基于我们生活工作的最基本的需求——督促我们自律，拓展我们的记忆力，帮助我们更好的完成我们计划的事情。基于这样的思考我开始着手再一次的手账迭代，而这一次更多的是手账逻辑的梳理。

2017年，工作的忙碌加上推迟一年举办的婚礼再加上买房装修的琐事让我的设计稿和理论体系无法落于实物。但有时候越忙碌约能检验方法的有效性。我的手账体系方法论也在实践中逐渐清晰。

4.0版全家福

2018年

全力以赴，创业创新

2018年，该来的总会来，也许每个建筑师都有自立门户的梦。时机到了一定不能犹豫，即便年初做的漂漂亮亮的计划也要统统推到重来。虽然我在离职之后将信将疑，眼前迷雾不清，但是步子倒没有停下来。这种行动上的坚定也许源于记录手帐后的惯性。在休息了2个月后我的建筑工作室迎来了志同道合的伙伴，业务路线也开始明晰。时至年末完成的业绩比预想的好一些。虽然期间也有事不如意，但可以全力以赴不受束缚的为自己的理想和信念去努力总是值得的。这期间，手账的事情也不再是个人习惯与爱好。我总觉得我这一路走来总结的一点手账心得也许能为更多像我一样为梦想打拼的朋友提供一点助力。于是2018的国庆期间我决定把手账也到真正的事业中去，划出一部分精力和时间研发更好用的手账产品。之后的时间里，我一遍遍的重新思索手帐体系的每一个细节，一遍遍的推敲设计稿的每一根线。16年底就已经设计好的5.0版本手帐稿被我推到重来了6遍。希望一切都值得，为了梦想。