如何作一個好的口頭報告

作者：徐業良 台湾元智大学最佳化设计实验室 有一次開車到麥當勞「得來速」點餐，點餐的工讀生講話結結巴巴的，原本期待能夠快速點餐，反而問答之間被拖延了很久，臨走時不由得在心裡嘟噥一句，「話都說不清楚，怎麼能當麥當勞工讀生！」 不一會兒突然自鳴得意起來，覺得自己發現了一個“真理”，「話說不清楚，連麥當勞聘工讀生都不會用你！」 這樣的“真理”也許太誇張了一些，不過不談一般說話的技巧，正式的口頭報告(presentation)在大部分專業領域的確都是非常重要的。有許多文章、書籍、課程在討論口頭報告的技巧，甚至提出正式的理論、結構性的方法，嘗試教大家如何作一個好的口頭報告。自己十幾年教書、在各種場合發表學術論文及演講的經驗中，對於如何作一個好的口頭報告也逐漸有一致的想法，這幾年常常發現自己帶研究生的過程中，經常反反覆覆提醒學生同樣的口頭報告原則和技巧。這篇文章嘗試把這些思考整理下來，完全從我個人的經驗出發，輕鬆、非正式地談一談我認為“how to make a good presentation”，如何作一個好的口頭報告。 1. 基本的態度 在談口頭報告“技巧”之前，我認為對於口頭報告有幾個基本的態度必須要建立。 (1) 口頭報告是一個要好好把握、難得的機會，而不是一件緊張又恐怖的事對大部分人來說，坐在台下聽的機會，遠遠比站在台上說的機會多，也因此許多人被要求作口頭報告時，往往會有比較緊張，甚至有些抗拒。然而從另一個角度想，每次都是坐在台下聽別人講（很多時候還是被“強迫”坐在台下聽），好不容易有機會上台講給別人聽，當然要把握機會，好好表現一番。 舉例來說，大學的研究生畢業前都要經過論文口試這一關，平常都是聽教授在講台上吹牛，這會兒至少有三個教授得坐在台下乖乖聽自己講半小時、一小時，可不是千載難逢的機會？！與其緊張兮兮，不如用更積極的心態準備，當作是自己難得表現的機會。當然報告或演講完畢後，也許並不會立刻得到賞識、升遷，或者得到一筆大合約、賺大錢，但是每一次口頭報告，除了所要傳達的內容外，個人的學識、風度、談吐也都會在台下聽眾心中留下印象，有適當機會時也許立刻就會想到你！ 從另一個的角度來看，即使你經常作口頭報告，絲毫不會緊張，但是仍然應該重視並認真準備每一次口頭報告。現代人時間是很寶貴的，有時候聽一場口頭報告、一場演講、或一堂課，發現演講者完全沒有認真準備，自己和其他的許多聽眾浪費了那麼多寶貴的時間聽講而沒有收穫，往往會覺得很憤怒，當然對演講者個人的評價也必定大打折扣。自己就有過經驗聆聽一位地位崇高、獲獎無數的大師級教授演講，原本懷抱很大期望希望能聽到一場精彩、充滿智慧的演說，沒想到這位大師口才奇差不說，整個演講內容雜亂無章、文不對題，顯然完全沒有準備就上台了。口才好不好與個人性格與成長經驗有關，是完全可以體諒的，但是毫無準備就上台，真是完全對不起台下滿場的學者、教授，演講過後大家對這位“大師”自然也就毫無尊敬可言了。 (2) 口頭報告是完全可以演練的 有一次在一個課程裡聽到這樣一個故事。美國某個大學醫院每年都會為醫生開設訓練課程，課程完畢之後當然也會讓聽眾對每一個講師作教學評比。有一年一個心理學教授在訓練課程中設計了一個實驗，安排一位演員擔任講師，講授這位演員完全不瞭解的醫學課程。上課之前當然對演員作了深入訓練，讓他把講課內容像背台詞一樣背起來，講課時的段落、語調、姿勢、乃至於視聽輔助工具的使用，都經過反覆排練。 訓練課程完畢後的教學評比，這位演員居然得到最高分。 這個故事的目的當然不是說演講者可以不必瞭解演講內容。個人的學識、說話的技巧當然要靠長期培養，但是一場口頭報告是完全可以演練的。 這個概念也牽涉到兩個完全相反的基本態度。如果你對口頭報告沒有經驗或沒有信心，像是很多大學研究生第一次參加國際會議，要用英文作口頭報告，可能會非常緊張，但是只要多下功夫，一場口頭報告是完全可以演練的。相反的，也常常看到報告者認為自己對內容十分熟悉，報告前完全沒作任何演練，以為自己一上台就能講得很好，但是除了天生的演說家之外，如果口頭報告前沒有作適當的演練，大部分人都會報告得一團糟。 事實上我常看到、聽到教人準備口頭報告的方式，是把準備口頭報告類比為準備一場戲劇。讀大學時有段時間沈迷於舞台劇，對於這種觀點頗能認同，甚至我深深覺得學生時代舞台劇的經驗對自己現在上台作口頭報告的確有很正面的幫助。 2. 報告前的準備 當然準備口頭報告和準備一場戲劇最大的不同，是通常來說在一場口頭報告裡，演講者會同時是編劇、導演、演員、道具、和舞台監督。在口頭報告之前的準備，我認為演講者基本上要作三件事：編好劇本、準備好道具、然後不斷反覆演練。 (1) 報告內容的準備與選擇 不要被“技巧”迷惑了，一場口頭報告的成功，充實的內容才是最基本的條件，而內容的準備是完全沒有技巧的，只能靠報告者自己下硬功夫收集、研究，透徹瞭解所要報告的內容，真正成為這個主題的專家。成為這個主題的專家，“master the topic”，也是自己作口頭報告時最大的信心來源，如果對要報告的主題沒有自己是“專家”的感覺，也許你根本不該上台報告。 雖然報告內容的準備完全沒有技巧，但是報告內容的選擇與編排，或是說是“寫劇本”，應該還是有些技巧的。我認為在報告內容選擇技術面上兩個基本的考量是，「我的觀眾是誰？」和「我有多少時間？」 想清楚你的觀眾是誰，他們知道什麼、不知道什麼、對什麼有興趣、對什麼沒有興趣。自己聽報告或演講時，最無聊的就是演講者講了一大堆大家早就知道的淺顯道理，或者演講者講了一大堆沒有人聽得懂得深奧理論（演講者也許假設大家應該要懂），兩者都讓人覺得參加這場演講真是浪費時間、毫無收穫。自己也有幾次口頭報告經驗，在學術會議報告時，大家聽得興趣盎然、反應熱烈，同樣的內容向企業大老闆作報告時，卻講沒多久就被不耐煩地打斷，因為這位企業大老闆想知道的事不是學術或技術的內容，而是「這個技術怎麼樣能幫助我賺錢？」 所以，報告或演講內容的選擇，一定要用一點兒“同理心”。 自從大學入學採用甄選入學方式之後，我常被邀請到各高中談甄選入學「致勝之道」。很快就發現高中輔導老師對於甄選入學選校的方式、資料準備、面試技巧都比我們這些大學教授熟悉多了，我到底要講什麼呢？運用同理心想一想，觀眾想要知道什麼？突然發現自己最“特別”的角色，就是甄選入學時我就是口試委員，高中學生、老師非常想知道，口試委員在想什麼？後來我就完全由這個角度出發和高中學生談，果然很受歡迎。 第二個基本考量，是想清楚自己有多少報告時間，決定自己要講到多少細節。在我自己報告、演講，或是聽別人報告、演講的經驗裡，絕大部分都是要講得內容太多，時間不夠，很少有內容不夠，時間太多的狀況，而我個人認為，演講的時間超過原先預定的時間，耽誤了後面講者或活動，乃至於所有聽眾的時間，對於主辦單位或聽眾來說，都是很不禮貌的。準備報告或演講內容一定要考慮時間的控制，思考在這麼短的時間內，我所希望傳達最重要、最核心的議題是什麼？ 常聽到這句對女性不太尊重的話（好像是林語堂說的），「演講就像女人的裙子，越短越好」，我想演講長短不是重點，重點在於有沒有把最核心的議題清楚、深刻地傳達給聽眾，如果沒有，演講不管短長，都是白搭。 大家一定都有經驗，下課鈴聲響很久了，大家早已歸心似箭，教授卻還在台上口沫橫飛、滔滔不絕。我常常告訴學生我的經驗，從大學畢業二十年，自我反省一下我現在知道的所有的事，有沒有哪一件事是當年坐在課堂上從教授那兒聽來的？ 我想了半天，一件也沒有。 這樣說很對不起當年我的老師們，事實是我當年作學生時很混、上課不認真、又常常蹺課。但這個經驗給自己的反省是，現在自己當了教授，在每一次報告、演講、上課的機會，都要努力讓聽眾至少帶著一兩樣東西離開講堂，而不要貪心、一廂情願地強迫灌輸一大堆聽眾在離開講堂20分鐘以後就完全忘記的內容。 2. 報告前的準備 (2) 投影片的準備 所謂準備口頭報告的內容，具體的工作也許應該是準備PowerPoint投影片。許多口頭報告是在報告已經撰寫完成的論文內容，因此常常看到錯誤的觀念，是報告者把準備口頭報告投影片，當作是把論文內容從Word檔案“copy – paste”到PowerPoint檔案的事務性工作。準備PowerPoint投影片基本上是在為你的口頭報告“編劇”，需要作更深入的思考。 首先在時間掌控上，如果是用PowerPoint作報告或演講，許多人都贊同的原則是，一分鐘一張投影片，例如如果是20分鐘的報告，20張左右的投影片應是很恰當的。記得好幾年前有一次在全國大學校長會議裡旁聽，一位校長被作安排10分鐘專題報告，校長幕僚卻準備了快60張投影片，算起來平均幾乎每10秒鐘就得要換一張投影片，才能在10分鐘之內講完。結果10分鐘的報告裡只見那位大學校長飛也似的不斷換投影片，沒有人聽清楚他在講什麼（或者看清楚投影片上寫了什麼），10分鐘到了卻連一半的投影片都沒講完。當時我就很納悶，為什麼幫這位校長準備投影片的幕僚居然不知道「一分鐘一張投影片」的鐵律，害得這位校長在全國大學校長面前出糗呢？ 知道自己報告的時間，設定了投影片張數之後，接下來就真的可以開始“編劇”了。怎麼樣寫一個好的劇本，編一個好的故事，基本面還是和演講者對報告內容的瞭解、以及演講者本身說故事的天分有關。如何把一個繁瑣枯燥的問題，很簡單、有趣地講給聽眾明白，應該是屬於演講者“個人素養”的範疇，不同專業領域也有不同觀點，在這裡不嘗試作建議。 但從技術面來看，這個編劇過程還可以作很結構性、甚至“量化”的規劃。首先想清楚自己希望傳達最重要、最核心的議題是什麼，接著設定報告的結構和邏輯（學術或技術性的口頭報告，結構可能技術論文寫作差不多），然後規劃一下在這20張投影片裡，我要花多少張投影片作問題描述、多少張討論研究文獻、研究方法、研究結果等等，最後再把內容逐一填入。 準備PowerPoint投影片除了像是在為口頭報告編劇之外，同時也像是在為口頭報告準備“道具”，也就是準備所謂的「視聽輔助工具」。有教科書提到，一般人只記得10%他們所聽到的、20%他們所看到的，但是卻能記得50%他們同時聽到與看到的，所以如能有適當的視聽輔助工具，將會使聽眾對演說內容印象深刻。PowerPoint可以設定各種圖案、色彩、線條，夾雜動畫、影音、聲光效果等等，功能強大極了，在一般書店裡隨時可以找到好幾本「如何用PowerPoint製作簡報」之類的書籍。這裡不談PowerPoint簡報製作的技術問題（很多技術我根本也不會），只列出兩個製作PowerPoint簡報時我認為比較重要的原則： a. 投影片上的文字不應該太多，字體不應該太小 相信大家都有聽演講時投影片密密麻麻，完全無法閱讀的經驗。投影片上的文字應該只是報告的提綱，詳細內容要讓聽眾聽講者口中說出，而不要讓聽眾分神閱讀投影片上文字。事實上投影片上呈現的內容應該考慮以比較難用口語敘述的圖表、照片的呈現為優先，此外報告時不打算提到的內容，就不要放在投影片上。 b. 投影片的格式和外觀要注意專業感 和技術論文寫作一樣，投影片的格式和外觀要注意其結構性與專業感，但是過度“花俏”，像是使用一大堆動畫功能，讓簡報上的文字和圖案不斷飛來飛去，反而會分散聽眾注意力，讓整個報告支離破碎。或者有投影片設計加入許多與內容無關花花草草的美工圖案，不但沒有專業感，反而顯得膚淺。 口頭報告的視聽輔助工具，當然也不侷限在PowerPoint投影片，其他包括海報、看板、幻燈片、實體模型等，各有不同的特性和效果，都是口頭報告時可以考慮使用的“道具”。事實上除了PowerPoint投影片外，廣泛、妥善使用各式視聽輔助工具也可以讓你的口頭報告更特別、更有“戲劇效果”。 如果規劃使用視聽輔助工具作口頭報告，甚至來一場「現場Demo」，實際展示作品、產品、或資訊系統，特別要注意可能的“風險”，特別是使用較高科技的工具，設備出錯、報告現場環境不相容或無法配合的風險就越高。所以事前除了要能儘量掌握設備或環境，不斷檢查、測試展示過程之外，一定要思考萬一設備出錯時可能的備案。如果實在難以掌握報告現場的環境或設備，那麼也許就放棄太複雜的規劃，簡單一些吧!