公关小型会议活动场地勘察注意事项

前期看场地是活动执行中的重要先决条件，也是保障后期活动能够顺利实施的重要环节。古人云：知己知彼，百战不殆。从公司的安排情况来看，项目执行人员需要很看重前期看场的效果。

会议厅

小会议厅名称、所属楼层及行走路线

序厅大小（可否有摆放展示物的空间）

休息区和吸烟区的位置

VIP室的位置及费用情况

尺寸（长、宽、高）

可容纳人数（分为课桌式、剧院式、岛屿式等）

可否有舞台（如果有相关尺寸）

可供搭建舞台的背景板尺寸（长和高）

桌椅形状及外套颜色搭配

台花和绿植（可免费提供多少，其中台花分为演讲台插花和桌花，演讲台插花为1盆，桌花基本上为签到台2盆，主席台2盆视实际情况而定）

演讲台形状（是否允许外附LOGO贴及相关位置尺寸）

免费提供设备情况（会议用纸、笔及水，其中水要问清是茶水还是矿泉水）

茶歇摆放位置（要考虑室内和序厅的摆放空间以及可容纳人的数量）

灯光明暗度

会议厅价格（半天，并了解清楚此价包含哪些服务）

AV设备情况

音响室位置（有单独隔间还是在室内）

投影仪数量、固定还是可移动、流明度、使用年限、收费情况

幕布数量、固定还是可移动、尺寸

无线麦克数量（可免费提供多少，至少要准备3个）

鹅劲麦克数量（可免费提供多少，至少要准备1个）

有线麦克数量（可免费提供多少，至少要准备2个）

景象播放系统（是否有DVD和其他播放设备，至少要准备DVD1台）

音响品牌、摆放位置（内置于天花板还是外置）、功率大小

视频音频线（根据AV设备摆放位置要准备长线）

酒店住宿情况

现有房间情况（普标、豪标、高级套间房间数量）

各房间内收费项目（电话、MINI BAR、洗衣服务、送餐服务、收费食品、VOD点播电视等）

近期酒店房间预定情况

房间价格（协议价格）

酒店大堂

签到台摆放位置（一般来说酒店不允许在大堂设立签到台和易拉宝，具体情况要和销售落实清楚）

电子指示和酒店水牌（如果酒店水牌陈旧或样式难看则需要自己准备相关展示物品；如有电子指示牌要准备相关演示文字）

大堂到小会议场地和餐厅的距离及行走路线

电梯数量

餐厅

餐厅名称及其位置（楼层）

提供的菜式（中餐或西餐？要求提供和相关餐单）

茶歇餐单

厨房位置（由哪里送餐到餐厅，考虑送菜的时间长短）

自带酒水收费情况（若需自带酒水，之前要向酒店销售人员了解酒店相关规定和相关服务收费情况）

餐厅的尺寸（长、宽、顶高）

是否有舞台（看是否可以安排伴宴演出）

餐厅AV设备和灯光效果

餐厅包场价格

餐厅到会场之间的距离

演出人员更衣室位置