专栏｜《搞定：无压工作的艺术》—读书笔记导图分享

本文字数5575，预计阅读时间5分钟。

阅读使人充实，分享使人愉悦。文章结尾附有思维导图，帮你梳理文中脉络精华。欢迎阅读，你离知识又近一步。

今天分享的书籍是《搞定》。

本书的作者戴维·艾伦，美国著名的管理思想家，时间管理领域的世界级权威，GTD 时间管理方法的创始人。

这本书是时间管理领域的经典名作，首创 GTD 时间管理理论并提供可行方法，帮助你解除精神负担，保持大脑良好状态，轻松高效完成工作。

GTD 时间管理体系认为，时间管理的关键，不在于通过优化日程的技术性安排来提高工作效率，它的本质目标在于管理内心焦虑和精神负担，帮助大脑保持轻松愉快的状态，从容面对繁重的工作。

01、GTD基本原则

在今天这个信息量和工作量倍增的世界，一些旧的工作方法，已经失去了效用。每一个职场中人或多或少都有这样的体验：压力重重；太多事情都理不清头绪；似乎永远被各种任务和目标追赶着。

不过，目前人们仍然使用的是备忘录、时间表、日程表、工作计划等，很多人将注意力集中在工作计划上，将工作计划的目标设定为更好地制定工作计划，通过组织整理、或者优先事项等具体方法，让我们的日程变得有条理，然后妥善执行计划，达到避免漏洞，提高工作效率和质量目标。

作者认为我们所做的工作计划，进行的时间管理，都是利用外在的工具以及技术，将大脑中乱七八糟的工作计划，从大脑中移出去，让我们的大脑保持轻松愉悦，以良好的状态来完成我们的工作。但是大脑也是有局限性的。

可能很多人不知道，思考和记忆其实不是同时完成的。对我们的大脑来说，如果要保持强大的思考能力，去应对工作任务，就应该让大脑尽可能不要同时面对记忆任务。

举个例子：

如果我们一边处理工作任务，一边还要绞尽脑汁去回忆，还要纠结昨天的任务还有什么收尾工作没有完成，这种状态难免会让你精神紧张，工作效率和质量就会难以保证。 而 GTD管理方法就是要避免的这一种状态。为了更好的理解，作者把我们人类的大脑比作是个人计算机的CPU（中央处理器），然后有个部件和 CPU 相连，叫做随机存储器。运算的数据在输入 CPU 前及运算结果从 CPU 输出之后，都需要在随机存储器里短期存储一下。 但随机存储器不能堆积太多的数据，如果它被填满了，CPU 的运算能力就会急剧下降。我们人类大脑也是如此，昨天的任务没有处理完，明天的任务需要明确细节，而我们的大脑只能考虑两三件事情。如果这些没有处理完的事务占用记忆资源的内容堆积过多，就会严重影响大脑的思考能力。

因此，在繁重琐碎的工作压力下，时间管理的核心目标，就是将这些导致精神紧张、影响大脑思考能力的内容统统赶出大脑，只需要面对今天的事情，面对手头的工作任务。我们的状态就会比较轻松，注意力也会比较集中，也就更能够提高工作的效率和质量。

就像计算机一样，当我们的CPU的内容足够多，被数据填满之后就需要不停地将数据从随机存储器转移到硬盘里去。硬盘的功能就是存储和记忆，它来做专业的事情，就可以把 CPU 解放出来，专心致志地完成思考和运算任务。同样的道理，我们也应该给自己的大脑找一个属于它的硬盘。

GTD管理方法认为，将工作任务分门别类整理妥当，放在一个内容详细、逻辑性强的工作计划系统中去，就相当于将数据转移到硬盘里存储，为大脑留出充分的思考空间。

比如，我们可以利用电脑软件、手机APP等电子设备整理工作计划，当然笔记本也是可以的。无论是笔记本还是电子设备它们承担的角色并没有发生本质变化。 对于大脑来说，不同载体不同形式的工作计划系统，就相当于我们的外脑，外脑承担记忆功能，就能将大脑解放出来，让我们摆脱压力和焦虑，轻松而专注地处理眼前的工作。

不管是用什么方法，最重要的是，将工作的任务整理到这个系统之后，我们是否真正的可以摆脱它们。作者指出我们在摆脱它们的时候要注意两点要求：

1、当天的工作计划当天完成

除了那些自己不能控制的特殊情况之外。如果之前的工作没有完成，那么就会在脑海里挥之不去，影响当天的状态。

我们大脑的状态会受到情绪的影响，在制定工作计划、给任务设定完成时间的时候，就相当于在做自我承诺，工作没有按计划完成，就相当于自我承诺没有实现，这种自我承诺的落空会导致内心的挫折感，会进一步增加精神负担，影响大脑状态。

因此，应当努力避免制定不切实际的工作计划。一般情况下我们每天只有处理三件工作的能力，偏要在计划中排上十件工作。当我们完不成的时候，就会产生巨大的挫折感，让人精神紧张，疲于奔命，甚至连本来能完成的三件工作都做不好。

2、计划要清晰、明确，富有条理

在整理到工作计划的时候，一定要清晰、明确、富有条理、信息充分。整理工作计划的一方面功能，就是帮你的大脑做备忘录。

所谓的备忘就是说，大脑即使忘了也没关系，因为整理到外脑里的信息是充分的，等到需要的时候，看一眼就可以动手去干。

但是很多时候，人们整理工作计划并不认真，甚至只是写一两个字，代表对某件工作的提示，结果时过境迁，再看到这一两个字的时候，并不能回忆起工作的完整内容。

一旦形成习惯，大脑也会有所保留，即使整理出了工作计划，也不敢放心大胆地将工作任务从脑子里赶出去，结果也就始终不能摆脱紧张和焦虑了。整理妥当的工作计划一定要具体到行动，当你拿起计划，马上就可以执行。

02、横向管理工作方法

我们了解了原则之后，作者在书中还提供了一套具体的操作流程，简单实用，帮助我们处理工作与生活中的计划，摆脱压力和焦虑，实现高效的工作和生活。

轻松掌控知识工作的核心方法，是熟练掌握工作流程管理的5个阶段。无论在什么情况下，我们在处理生活和工作中遇过的问题及持续发生的新事务和变化时都将经历这5个独立阶段。五个阶段循序渐进，构成了高效完成时间管理、推进工作进程的横向管理系统。

五个阶段分别是：第一，收集，要收集一切与工作相关的事务与信息；第二，理清，要理清每个项目的意义和相关措施；第三，整理，要组织整理形成工作清单，提出选项；第四，回顾，要进行思考回顾，保障系统的有效运行；第五，执行，要着手行动，全身心地投入工作中。

我们在生活也经常用到这几个步骤，所以一点都不复杂。

举个例子：

你准备给朋友做顿饭，而这个时候厨房里一团糟，你会怎么处理呢？ 首先，你要确定所有需要妥善放置的东西，食材、调料、厨具、垃圾（收集）； 然后，你决定哪些扔掉，哪些要留在原处，哪些应当重新摆放（理清）； 根据要做的菜，将不用的东西放回冰箱和柜子，要用的东西摆放在顺手的地方或放进水池，垃圾扔进垃圾桶（整理）； 然后核对准备的食谱，以及手头材料和工具是否齐备（回顾）； 最后，点火，起锅，开始做饭（执行）。

对 GTD 方法而言，这种横向的管理方法，不仅适用于处理某个具体的事务，它也能够帮助我们，在面对繁多工作时，成功整理出一套工作计划系统，将你还没有完成和将要完成的各种工作全都分门别类地收纳进去，按部就班，一个一个解决，从而把繁杂事务从大脑里赶出去。

1、收集

我们需要寻找和收集一切未竟之事，无论大小、轻重、缓急，只要是那些等待处理的、需要改进的、引起注意的事务，都要收集起来。

既包括已有计划但还没启动的事务，也包括正在处理但还没结束的事务。只有百分之百地将它们通过外部工具收集起来，形成材料，才能百分之百地解放大脑。

作者建议，收集的所用工具，小本本、便条纸，常用的 App都可以，根据自己的需要自行选择就可，但要注意一点是工具的种类不要太多，否则，通过不同种类收集而来的材料，会显得过于分散。

2、理清

面对收集起来的材料，我们要做出判断。首先，要判断材料所关联的内容，是否需要采取行动。如果答案是否，无需采取行动，就应该根据实际情况，将材料整理成为参考资料、未来工作的备忘录，或者直接扔掉。

而如果答案是需要采取行动，那接下来再做一个判断，行动是否能够在两分钟之内完成，如果能，就马上着手处理；如果不能，就根据实际情况，指派他人、调集资源，或者记录在下一步行动的清单上，等到合适的时机再来完成。

两分钟处理原则，是 GTD 方法的一项重要应用。GTD 方法认为，2分钟内可以完成的工作，如果不立刻处理，往往会在你的大脑中停留，占用资源，影响心情，而当你换一个时间再来着手处理时，你在回忆中把这件事重新找出来，再重新进入工作状态，所花费的时间往往会远远超过两分钟。

因此，两分钟能搞定就马上搞定。比如，面对大量需要回复、但并不需要进行复杂思考的事务性邮件，最佳的选择是看了就回，而不是先扔一边，想着明天或是某个时间再来慢慢回复。

3、整理

要组织整理形成工作清单，提出选项。对于无法采取行动的事务，可以将它丢进垃圾桶或保存为等待分析的资料、参考资料，也可以“存入备忘录”以备日后随时查阅。

对于那些可以付诸行动的事务，你则需要：一个项目清单、一个保存项目规划和资料的存储系统、一个日程表、一个下一步行动清单，以及一个等待清单（清单中包含的内容是那些等待别人完成的任务）。

举个例子：

一个当前项目清单，可以是活页记事本中写满个人目标的一页纸，可以是保存在某个软件应用程序的“任务”功能分类中的电子清单，或者是个贴着“项目清单”标签的塑料文件夹。提示信息（如“3月1日后，与我的会计师联系，约定一次会面”）可以保存在书面形式的备忘录、“待办事项”文件夹或者电子日程表内。

4、回顾

在纸上记下“需要牛奶”是一回事，而在商店里回想起“需要牛奶”就是另一回事了。同样，把“给朋友打电话，询问他在经历某件人生大事之后的情况并表示祝福”记录下来，有别于当你守着一部电话无事可做的时候，唤起对此事的回忆。

我们需要每隔一段时间，全面回顾自己的总体生活和工作情况，并对拟采取的具体行动进行详细检查。对于大多数人而言，工作流程管理方法的神奇之处恰恰就是在不断对过去进行回顾的过程中体现出来的。也就是说，你至少需要每周浏览一次那些未完善的工作和悬而未决的问题，这非常重要。

5、执行

经过理清、整理和回顾阶段的工作之后，最初收集的材料会变成具体的工作清单，而如何选择工作的执行顺序呢？GTD 方法认为，可以用四个标准来进行判断：

第一个标准是情境，很多工作都会对地点、环境和条件有要求，比如回复邮件这样的工作，只能在有电脑、有网络的情境下完成，所以首先要选择符合当前情境的工作； 第二个标准是时间，选择你当前的时间足够完成的工作； 第三个标准是精力，选择你当前的精力足以胜任的工作； 第四个标准是重要性，在考虑过这三个标准之后，再来选择一个对你来说最为重要、能给你带来最高回报的工作，优先处理。后面的步骤再依此类推。

03、纵向管理工作方法

运用横向管理方法整理工作计划的时候，有时会遇到一些相对复杂和棘手的工作，需要集中力量突破，还需要经历不同的处理步骤。GTD 方法将这种包含了多个步骤的复杂工作定义为项目，项目往往是工作日程中的重点和难点。同时，GTD 方法也提供了针对这类重点工作项目的操作指南。

1、定义目标和原则

既要弄清楚这个工作项目所要达到的目标，也要明确在处理这项工作项目的过程中，你所遵循的原则和价值观。

2、展望结果

描绘前景。工作项目成功之后，将会是一幅什么样的景象，应当在大脑里清楚勾勒出来，而且能用语言清晰描述出来。

3、头脑风暴

有了目标和未来成功的景象，在足够放松的状态下，大脑就开始自动运转，产生一个一个的想法，这就是头脑风暴。人们发明了很多技巧和工具，帮助大脑在头脑风暴中更好地捕捉创意思维的成果，比如这几年我们耳熟能详的思维导图。

不过，比选择工具更重要的，是在头脑风暴的过程中应当足够放松，给思维延展留下充分的空间。一开始主要追求数量，不要太在意质量，不要对自己的想法过早给予评判和质疑，要努力打破常规和思维定式。

4、组织整理

要明确项目的关键，将推动项目成功所需的条件整理分类，然后把获得的成果分门别类，在每一类别内部进行评估，形成最佳方案。

5、明确下一步的行动方案

要根据确定的方案，妥善分配资源，努力坚持，直到成功。

举个例子：

作者给出了一个出去吃饭的例子，假设我们要准备出去吃饭，原始的动机是什么？可能是因为饿了，或者是朋友之间的社交活动等等，我们的动机就是我们的目标；目标确定之后，我们的脑海里出现了这个饭局的情景，在一家金碧辉煌的商务餐厅，和朋友一边碰杯一边交谈，这就是我们的前景和展望。 如果我们认同这种展望，我们的大脑就开始自然而然地开动起来思考一些问题，应该选择中餐还是西餐，餐厅的环境好不好，选定的餐厅会营业到几点，人多不多，要不要预定，应该穿什么衣服，天气怎么样等等。这个时候，我们就已经进入了头脑风暴的阶段。 当我们的头脑被细节和想法填满之后，接下来的工作就是组织整理，比如，地点选择，时间安排，流程和细节，再将头脑风暴的成果分门别类地进行归纳整理，通过评估形成方案。 最后一个阶段，我们就需要开始行动了，拿起电话预定餐厅，联系朋友，确定行程，最后收获一个成功的饭局。

想必大家对于这些一点都不陌生吧，就和我们对工作的处理一样，先憧憬一下结果，然后想打不停的在大脑中冒出来，最后开始整理和执行。因此GTD的方法将它命名为自然计划法。

而自然计划法和 GTD 方法的基本原则是一样的。按照 GTD 原则，时间管理的核心目标在于缓解大脑的精神负担，所以我们要建立工作计划系统，将繁琐的事务赶出大脑，使我们轻松愉快地面对眼前工作。

而自然计划法的核心，同样也是缓解压力、释放大脑，让大脑无拘无束地进入头脑风暴状态，自然而然地产生创意思维。在这个过程中，不要自我设限，不要过早评价，等到创意想得差不多了，再来考虑整理和执行，避免扼杀创造力。

最后的话:

这本书非常简单，道理也是通俗易懂，这些方法很多时候是我们已经知道的，但并没有去留意的。书中很多地方都是重复的，我已经把书中的重要内容整理了出来，希望对大家有所帮助。

我之前还分享过一本《把时间当作朋友》这两本书的观点本质上是相同的，都是告诉我们摆脱心智负担，提升工作能力。感兴趣的朋友可以阅读一下。