教你5招应对工作限期

每个人都得应对限期问题，还在读书时，你要完成诸多作业和长期课题，工作了，坐办公室的你也许得准备做业务汇报，整理文件，为老板收集信息，或为客户处理事项。超过限期后果很严重，惹恼老板、激怒客户以至损失合同，甚至可能丢掉饭碗，不一而足。 最难处理的是那些几周或数月的限期，你如何在规定的时间范围内，安排好一大堆工作，以确保按时完成任务？下面的五个小建议将帮助你恪守限期，没有其他事情发生的话，你不至于到最后一刻手忙脚乱。 五：巧用日历安排得当 首先请断了所有可能超期的念想。如果你的日程安排很复杂，有多个限期，同时诸多会议和工作正在进行，很有必要拿一个日历将所有的期限之日都标记在上面，即使你的事项不多，仍然需要找个地方记录重要的限期。一本台历或挂历就够了，现在还有很多效率管理软件可以帮忙记录重要的日子，你的手机或小灵通大概也有日历功能，还可以随身携带。另外，你也可以利用办公电邮，记录重要的日子。 利用这种软件可以记录得更详尽一点，按日期整合其他信息，比如保存同项目组其他人的名字和联系方式，记录与项目有关的所有调研情况，甚至保存含有重要文件和档案的文件夹。 四：分拆项目朝夕必争 若离限期还有两周（或两月），往往很难在第一个星期就开工，因为没有紧迫感，我们都容易错误地以为：“我还有大把时间，现在不急，先做其他吧。”然后，一下子离限期就只剩两天了，而自己却还没有着手这个工作呢。或者更糟的是，你开始得倒挺早，处理了些细枝末节的事（这本身倒还不错），但后来感觉自己做出了点成效，便心满意足，等过了太久才去处理棘手的事项。 事实上，拖拉的毛病或许是最在所难免的，好在解决方式很简单，你要做的就是把一个项目分拆成多个小项目，然后制订计划标明完成每项的时间，直至最后限期。这样其实是制订了一组小限期，循序渐进以达目标。比如，你有一周时间的期限，写一份关于应对工作限期的五页纸的文章，那在计划安排上就可以这样标：周一 ——完成第一页；周二——完成第二页，如此类推。 用这种方法的话，我们在前一条提到的日历就大有用途了。 三：分摊小活有力借力 不必全靠一己之力来完成项目，或许该项目就是整个部门的工作，或者参与项目的有些同事可以祝你一臂之力，又或许你的几个实习生，其实巴不得不冲咖啡，帮你做点实事。不管怎样，你应该充分借助一切可借之力。 如果能找到对项目某个方面特别在行的人，千万不要碍于脸面不敢叫其帮忙。你是否曾为制作公司的每月业务通讯头疼不已？找个图像设计师帮忙做个标识，叫熟知每个员工姓名的前台接待帮忙收集结婚和生日通告。这样做的意义在于，有他人相助，事情更易做。 二：预留时间缓冲期限 你已经把一切计划安排妥当，也分派了小任务，整个项目应当可以顺利地按时完成。先别高兴得太早——这时，项目组一个至关重要的成员突然得了阑尾炎，一周不能干活，而某某的硬盘又瘫痪了，丢失了重要文件，又或者客户打电话来要修正项目标准。一系列意料之外的事情发生了，当初再坚定的计划也可被打乱。 当然，你不能预测所有的可能性，所以最好的应对策略是给限期设定一个缓冲期。如果期限是两周，计划时可将其提前两天。而两个月的期限则可以计划提前五天，以作缓冲。项目的不定因素愈多，缓冲期则须愈长。设定这种“软期限”目的在于让自己能够拥有宝贵的时间来从容应对意外发生的问题，甚至从灭顶之灾中恢复过来。 想象一下，在办公室遇洪水，文件遭毁时，你描述自己如何挺过来，而不是以之为完不成任务的借口，这会让你显得多了不起啊！ 一：掂量能力决不逞强 一些限期是不容商量的，但通常在期限定下之前还有最大的松动余地。不要轻易去碰只有一周限期却有两周任务的活儿，除非你有十足的把握。如果自己的任务已经满了，要毫不犹豫地拒绝。大多数老板更愿听到：“我没办法在这个星期完成，另请他人吧。”而不是“上周我太忙了，不能按时完成任务呢。”即使你抢时间完成了项目，它也很可能不是你做得最好的工作。 另有一种方式，你可以跟老板协商获取额外的帮助，比如，“我可以完成这个账目，但我需要鲍勃帮忙将食品和药物管理局（FDA）的文件归档。” 你只须清楚自己的能力，才能合理估算自己能做什么，总之，在预期之前完成远比超期完不成要好。