项目管理实践-沟通管理之项目状态报告

在项目管理过程中，与干系人的沟通非常重要，从项目一开始就应该制定沟通管理计划，其中就包含了沟通的方式和方法。如通过什么手段汇报项目工作，汇报哪些内容，汇报周期是怎么样的。 在项目进行过程中，有项目启动会，阶段里程碑总结会，结项会议等，而书面的报告主要分为状态报告和总结报告。 一般来说，一个项目都会要求每周发布工作周报，给项目的干系人，以便让干系人知悉。而周报到底应该有什么内容，在实践中则仁者见仁，智者见智。按照自己的理解去做了。 在PMBOK中专门提到了绩效报告： 报告应由项目团队编制，详细描述各项活动、已完成工作、里程碑和已识别的问题。绩效报告可用来报告各种关键信息，包括（但不限于）： ? 当前状态； ? 报告期内完成的重要工作； ? 已列入计划的活动； ? 预测； ? 问题。 所以状态报告就应该围绕绩效报告定义的内容来编制。 所以一份完整的工作周报应该是以周为报告周期内的状态报告，要包括下面几个方面： 1. 项目基本信息： a) 项目名称 b) 编制人，整理人，批准人 c) 项目状态。是提前，按时，延迟，暂停？进度是多少，在哪个阶段。 d) 汇报周期 2. 当前活动状态。描述活动状态，已变为变更管理提供支持，活动应与WBS对应。如果给高层看，最好使用甘特图。 3. 投入量。人力资源，财力投入等。 4. 预测。对进度，成本进行预测。如财务状况等。下阶段可预见的重要风险。风险因素的更新。ETC/EAC等。 5. 技术状态和问题跟踪。包括遗留问题的解决情况。 6. 变更情况。包括需求范围，质量要求，进度要求，人力资源的变更。 7. 需要通报的信息。如放假，团队建设，表扬和批评等等。 绩效报告包含了绩效信息，但是不应该包含绩效信息测量结果，如计划偏差分析，人力资源的偏差等并不需要在状态报告中体现。 根据PMBOK，应该在工作绩效测量结果，即分析与度量表中体现这些信息。 当我们搞清楚这些信息的由来和表现形式后，就知道如何提炼一份项目状态报告，其目的是为项目干系人描述一份当前的状态蓝图，要做到直观，简单，而且有重点，有效果，不能写太多没用的东西。 周报的发出则要有效率，过晚了，其作用就不大了，所以要在周报处理上和发布上做权衡。这些都是一份好的项目状态报告需要考虑的。 PMBOK里提到：项目经理应该在沟通计划中记录与干系人进行有效率和有效果的沟通的方法。有效果的沟通是指用正确的格式、在正确的时间提供信息，并且使信息产生正确的影响。有效率的沟通是指只提供所需要的信息。 所以，项目状态要做到有效果有效率，也不是容易的事情。归其本原，是为了更好的沟通，过于形式表面的意识形态，就如同佛教里所说的着相了。 原文：http://blog.163.com/saintsjl@126/blog/static/163735540201201022737808/