【时间管理】我的时间管理系统（旧文，去年五月作）

先充个数+存档，过几天写一个updated version 时间管理的精髓还是管理自己，克服拖延症，让生活更从容一些。采取的具体方式就是David Allen在Getting Things Done 这本书里首次提出的一个时间管理系统。现结合杭州邹鑫的讲座笔记、自我实践经验再加上读书的一些感想，总结一下时间管理的基本模式。 时间管理系统共分六个步骤：收集、处理、组织、排程、行动、回顾。 收集：把所有事项放进头脑以外的inbox里。（一定是所有！！） ps 如果该事件在短时间（两分钟内）能够完成那么就不用进入收集箱，即刻完成就好。 我们生活中会遇到各种事件，比如买电池，写论文等。如果我们不用头脑以外的工具收集这些事件，过多事件堆积就会导致大脑超负荷最终出现遗忘或错记等现象也会使得我们没有办法专注在目前要处理的事件上。因此必须用可靠的工具收集所有事项。 一个好的收集工具的标准就是遇到任何事件，你可以在短时间内拿出它并且迅速记录事项。 我用过的工具 ＊ 纸笔（推荐moleskin的笔记本，或者专用的时间管理搜集本） ＊ Iphone的应用（现在主要用这个）：doit.im 和 wunderlist 的inbox ＊ 笔记收集用evernote。以后可以详细写关于这个的教程。 ＊ ＊收集事件是一个很随意临时的步骤，只需要单纯的写下事件或者任意的想法目标之类的让你自己能看懂就可以了。比如“日语过二级”，“读英文名著”，“和＊＊吃饭”，“明天去游泳”，“回复＊＊邮件”等。 处理：孵化事项，将杂事变为行动或者放入其他清单。 每个事项的属性是不一样的，比如说“日语过二级”这个事件可以把它看成一个项目，要达成这个项目要进行一系列行动才能做到且一般来说不是一天之内能完成的，你需要对这个项目进行未来事件规划。“读英文名著”亦然。“明天去游泳”带有日期是一个日程安排，“回复＊＊邮件”是一个不明确日程安排的行动等等。孵化的过程就是将无法下手的事情分解成具体行动，然后完成它。因为当我们看到一个大目标“日语过二级”的时候往往会比较崩溃，放着放着热情没了，动力过了，你一辈子也过不了二级！ 在时间管理系统中当杂事可以有行动时，将杂事加工为行动的步骤如下： ＊ 定义杂事：将收集箱的事件分到不同清单，一般分为“schedule”（带有特定日期的事件），“someday”（将来某时也许会做，不是很紧急），“next”（无特定日期，需要接下来完成的单一事件），“project”（无特定日期，需要接下来完成的项目，由next组成） ＊ 是否需要“我”行动，如果该事件可以交给别人去办，就放在“waiting”清单中设置提醒跟进进度。 ＊ 将事件变为行动： 行动是一个具体的行为。比如订去香港的机票和五一去香港玩，前者是行动，后者是事件。要将事件孵化称为行动才能执行。 行动包括——下一步的行动action（行动代表执行），希望的成果result（必须要明确＋量化结果，结果，比如说事件为“要学好英语”，必须定义这个“好”是流利交流，还是流利写作或是能阅读信件，努力的方向都是不一样的），能够你提供帮助提升事件完成质量的人keyman。（keyman是能帮助你提高做事品质的人，在行动中往往至关重要，属于健康的走后门儿吧^^） ＊ ＊例子1 收集箱：招聘新人（光看这个事件可能无法下手，按属性先归类到下一步项目，想接下来要做什么，什么人能为你提供帮助，希望的成果） 最终加工成 写招聘计划和预算给XYZ，获批，同时制定培训流程。（@电脑） 发帖到小百合j&w板块。（@电脑） 打电话给大学辅导员和老师招聘学弟学妹。（@电话） 和XYZ筛选简历，确定面试时间。（@电脑） 面试，确定人员。（@办公室） 招聘完毕，培训。（@办公室） 当然这每一个步骤在执行的过程中也需要进一步分解。对项目进行分解的时候必须要明确目标，比如上面这个例子的目标可能是招到两个优秀的全职老师。然后找到实现路径（大目标到小目标的分解，要制定招聘计划，发帖，面试），找到自己和团队的位置（每个人在这个项目中担任的职责，比如谁负责发帖，谁负责面试，谁负责筛选简历，这件事情需要自己统筹么？），找到资源并放大它（校友资源，直接找外院的老师，目标明确且资源丰富），找到阻碍，思考如何解决（可能招不到优秀的苗子，可能有优秀人才但是留不住。招不到优秀的，是进行下一轮，还是培养现有的？如何留住优秀的人才？？） 分解项目的时候可以先分解一部分，在项目进行过程中随时调整。 ＊ ＊例子2 收集箱：约XYZ吃晚饭 （收集箱整理进下一步行动——思考行动结果：谈明年机构发展和本地学校合作。行动：给认识XYZ的keyman电话，让帮忙邀请／确定双方空闲时间，定饭店／吃） 这是一个比较简单的事件，虽然被分解成了三个行动，但定饭店和打电话都算低于两分钟的行动，甚至可以不进入inbox（当然也可以进入收集箱批量处理，第三部分会讲到）。 当杂事暂时不需要行动时，将事件孵化入someday清单或者参考资料（特别有用的文章和笔记）清单或者删除。 当杂事带有日程放入schedule，记入日历，设置提醒。凡是设置日历的事件当日必须完成，不许拖延。 孵化过程看起来繁琐，在实际应用中能够很快的（在数分钟内）处理完所有杂事让它们进入它们该呆的清单里面。来总结一下，目前出现的清单如下。next下一步行动清单／projects项目清单（项目清单的行动全部进入下一步行动清单）／someday将来也许清单／reference参考资料／schedule日程表／waiting 等待清单 根据自己工作性质的不同，这些清单可以进行简化。比如作为一个下属可能不需要项目清单和等待清单（没有机会指派别人做事），不停的下一步行动就可以了。或者明星，他可能最需要的是日程表和下一步行动。 组织整合 如果需要做的事情很多，可以进行组织整合步骤，其实我自己是很少组织整合的，因为我的单一事件不多，不需要批量处理。常见的组织整合方法，就是给自己的所有下一步行动贴上场合标签比如@邮件，@电话，@外出。这样可以批量处理事件比如打电话给妈妈报平安，打电话给老板说明明天工作日程，打电话给老师汇报论文进度都在打电话标签下进行，从而防止不同性质事件切换带来的时间成本。 排程 两分钟原则，两分钟之内可以完成的事情立刻完成。 日程，日程是圣地，必须完成。如有约会可以提前到，带书学习，不要耽误等的时间。 四象限事件管理，要清楚每个事件的紧急程度来决定完成顺序。第一象限（紧急＋重要），第二象限（不紧急＋重要），第三象限（紧急＋不重要），第四象限（不紧急＋不重要）。每天专注于完成最重要的事情。不要专注于不重要牵扯自己精力的事件。 行动 用蕃茄时间法行动！ 蕃茄时间法简述： 在一个时间段内不间断的做任务不可休息，外界侵扰不予理睬（手机短信，电话，上厕所，qq信息等），时间到必须休息，为下一个高专注时间短做准备。 一个蕃茄时间＝25分钟，一个休息时间＝5分钟 可以根据闲暇自行调整。 如果在这25分钟内被迫打断，那重新计时。纪录下完成任务所需蕃茄数。方便今后估算你拥有的预算（时间）是否足够完成你现有任务。要保护好你的蕃茄，尽量不被打断噢！ 回顾＋展望 回顾： 设定规律的周回顾和月回顾时间。回顾所有的清单。 收集篮：没用的删除，没孵化的孵化 下一步行动清单：没完成的完成，不着急完成的可以调整到someday或者给别人完成放入waiting Someday：看是否有可以完成的，调整入下一步行动，或者无法完成的直接删除 项目：持续跟进分解或者删除 waiting：定时催促 回顾非常重要！！！定时清除垃圾＋及时完成清单项目 不然list会越变越长，而有的写了一辈子也不去做。。。 展望： 制定远期目标放入项目进行分解。这一步在于帮助我们不停的修正人生目标和方向。没有目标的人生是非常可怕的。可能庸碌了几十年仍然不知道自己在忙什么。想起小说 One Day里面的一句话 大意是 you don't devote years of your life to make an anecdote. 当时看的时候一下子敲醒了我，时刻提醒自己不能为了所谓的斑斓人生炫酷的经历而偏离了自己真正的方向。 年度目标／五年计划／人生愿景 （比如阅读完二十本英文小说，成为公司经理层，成为圈内较著名的金融理财师等等） 不停的思考，我想要成为什么人，我的价值观是什么，我们完成的目标和计划是为我们的价值观和最终的愿景所服务的。 结语： 时间管理有时候很痛苦特别是刚开始的时候，因为你要忍住诱惑，违背自己的心（一颗拖延的心@@）去高效的完成一项项任务。我非常认同邹鑫说的一句话，要让系统凌驾于感觉之上。自我约束久了，就能习惯这种系统，自然的自我运作起来。有人说，这就不是生活了。但是生活是什么？仅仅是安逸度日？我恰恰认为做好时间管理才是生活的本质，开始痛苦，然后在自己设定的松紧结合的节奏中逐渐尝到甜蜜。