商务或正式邮件中的“注脚”-以及免责声明
如果你在过去几年中曾经收到过来自美国律师事务所的电子邮件，你可能会注意到邮件结尾处增加了长长的免责声明。即使是这些机构位于伦敦的办事处也在显著位置提醒客户：无论前文所讨论的主题是什么，其间可能掺杂的税务建议不应用于避税目的。
美国国税局在230号通告中所引入的新立法首次提出国税局起草的措词明确的电子邮件免责声明。这不禁让人发问：免责声明究竟能产生什么区别。
总部设在纽约的杜威•巴兰坦律师事务所(Dewey Ballantine)发现，英国最大的20家律师事务所的电子邮件“脚注”内容各不相同。脚注长度从40字以下到 300多字不等。英国一家领先的律师事务所的免责声明过于冗长，因此得用附件形式发送。至于是否需要包括特许权、保密或监控等内容缺乏一致性。
如果领先的律师事务所不能在必要内容或电子邮件免责声明有效性方面达成一致，可想而知其客户会怎样了。“没有什么严格规定。”伦敦律师事务所弗拉德盖特•菲尔德 (Fladgate Fielder)信息技术合伙人埃迪 •鲍威尔(Eddie Powell)说，“客户一直都视情况自行制定规定。”
尽管如此，还是有些内容是必备的：例如，根据欧洲电子商务指令等立法，办公地址通常是必需的。鲍威尔同时建议其客户考虑使用如下措词“公司可能会监控发送和接收的电子邮件。回复此邮件表明同意接受此监控”，以告诫发送电子邮件者：通讯可能会受到监控。
鲍威尔认为，除此之外的其它内容都可能是额外要求。
谈到保密性，鲍威尔表示：“可采用正常规则，和收到不是发送给你的信件时所采用的规则一样。”免责声明的有效性在很大程度上都尚未经过检验，因此是否能对公司起到保护作用尚无从证实。
至于美国税务规定一例，立法中列出免责声明中应包含的准确措词，因此为所有律师事务所采用。
弗雷德•甘德(Fred Gander)是杜威•巴兰坦律师事务所的美国税务合伙人兼伦敦办事处主任，他认为：“由于通告本身列出了措词，因此免责声明理应能在法庭上站得住脚。一般而言，更重要一点是：公司应确保在通讯中遵循最佳实践。一旦保密信息被分享，就无法从接收者的认识中抹去，哪怕是无意中接收。”
拉菲•阿奇姆汗(Rafi Azim-Khan)是英国律师事务所Wragge & Co.伦敦办事处合伙人兼电子商务集团负责人。他认为，尽管未经证实，但免责声明有其效力。“我们在电子邮件免责声明中想表明的是：‘如果您不是接收者，请立即丢弃此内容，切勿复制、转发，并请告知我们。’”他说：“这一切的目的在于抑制损害；但不能保证会摆脱责任。”
他认为，在起草脚注时，各公司必须考虑到不断增加的立法，包括欧洲电子签名指令和远程销售指令。
远程销售规定于四月生效，目的在于保护网上购物者，其内容包括：购物者在决定购买前有权收到有关物品和服务的明确信息，并有权获得对此信息的书面确认。
阿奇姆汗建议，由于客户实际上无法检查雇员所发送的所有信息，因此必须采取仅次于此的第二种做法，即遵循可强制实施的政策。这意味着针对电子邮件的使用制定一套内部规定、相关交易条款和条件，以及包含现行做法的电子邮件免责声明最新内容。
“没有任何电子邮件免责声明是十全十美的。” 阿奇姆汗表示： “需要针对特定业务类型对免责声明进行修改。可能会有各种风险，从诽谤到侵犯知识产权到违反合同。”他认为，当前客户面临更大的风险，因为不仅现行法律在试图达到标准，而且新的规定也在同时出现。
“即使您曾经就免责声明征求过意见，即使电子邮件政策仅仅是一年前才起草，但几乎可以肯定已经过时了。”
专业服务公司本身在也瞎碰瞎撞，虽然美国税务规定在其领域提供了一些一致性和清晰度。鲍威尔表示，目前“最好有专业人士能想出人们都可采取的方法，这样大家都能明白什么才是适当之举。”
肯定不会有人对此提出异议。
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如何提高公司电邮免责声明效果，这里有一些技巧， 提供几个免责声明样板。一般这个都是公司内部设置好的，所以不用自己写了。但是了解一下也不错哦~！
1. 使用机密文件头
对敏感性电邮， 如财务和人事部门发出的邮件， 最好给收件人加机密信头 。在免责声明使用收件人姓名和电邮地址合并即可。机密提示应在电邮之首，因为这是收件人最先阅读的部份。把提示放在信尾意味着收件人先阅读邮件，然后才发现自己不该阅读这份邮件。
2. 每个部门加不同的免责声明
每个部门用不同的免责声明，因为 每个部门面临的问题不同。例如，销售部门需要注明所有报价只在30天内有效，公司的付款条件适合所有订单。如果是秘书部， 可能要注明，发寄件人只是为经理发信，经理必须确认任何协议 (最好报上经理大名，和用合并字段输入名字)。另一方面， 财务人事部门的邮件多有机密性质，因此需要强调机密性。
3. 在内部邮件中加上免责声明
在内部邮件加免责声明也很重要，因为许多官司也是因为攻击性邮件的内部传播而起。内部免则声明应与外有别， 因为针对的问题不同。例如，内部邮件在病毒和合同问题上关系不太大， 但是机密性和员工法律责任是免责声明所要强调的。你可创建一份通用免责声明，附于每个内部邮件，你也可以根据用户/部门创建。比如，帮助服务台的免责声明和人事部的免责声明就会大相径庭。
4. 必要时用个人免责声明
某些用户，如主任和管理员， 根据工作性质不同可以要求使用个人免责声明。比如，这些用户可能声明他们的意见只代表作者，而不代表公司， 除次之外， 经常发送附件的用户需要电邮传播病毒的警告。
5. 公司口号或信息
您可把公司口号加在电邮中。口号或信息可以固定，也可定期更改。比如， 在信头或信尾可以加入以下 信息:
最新产品
活动预告
促销活动
公司新闻
客户提醒
当然这些信息可以因部门和内外有别。如果你启用了多种附前/附后的免责声明， 就可以确定几个统一和个别用户的页眉页脚。确定免责声明的顺序后， 你仍然可以在不断变化的口号上下添加免责声明。这样调整免责声明节省了每次口号变化时都要改变声明的时间。
6. 置前置后免责声明
根据电邮的敏感程度， 你可选择把免责声明置前或置后。敏感性电邮声明最好置前， 普通电邮最好置后。如果需要签名， 最好是置于最新的正文之后。
电子邮件免责声明例文：
本电子邮件及转载的任何文件都属绝密文件，并且仅供标明地址的个人或团体使用。如果您收到的电子邮件存在错误，请通知本公司，删除全部原始信息（包括任何原始信息的备份），并且禁止散布或分发全部或部分原始信息。本公司不担保本电子邮件中信息的准确性、适当性或完整性，并且对此产生的任何错误或疏忽不承担任何责任。在正式协议签订以前，这里提到的任何参考术语、与主题相关的情形以及随后的电子邮件中的谈判，都将严格“遵守合同”。接收方应在接收电子邮件或任何附件时检查有无病毒。本公司对由于转载本电子邮件而引发病毒产生的任何损坏不承担任何责任。
灵格斯全文翻译：
Reproduced in this e-mail and any files are considered top-secret documents, and only indicate the address of individuals or groups. If you receive an e-mail there is an error, please notify the Company, delete all the original information (including any backup of the original information), and the prohibition of the dissemination or distribution of all or part of the original information. The Company does not guarantee the accuracy of the information in this e-mail, adequacy, or completeness, and this produces any error or omission does not bear any responsibility. The formal agreement was signed prior to any reference to the term mentioned here, and the circumstances relevant to the subject and subsequent e-mail in the negotiations will be strictly "comply with the contract." The receiver should be receiving an e-mail or any attachment, check for viruses. The company reproduced this e-mail because of the virus caused any damage resulting from not bear any responsibility.
来自客户的邮件（公司名改成自己的公司）：
This e-mail is intended only for the addressee named above. As this e-mail may contain confidential or privileged information, please advise us immediately if you are not the named addressee or the person responsible for delivering the message to the named addressee and delete all copies from your system. The contents should not be disclosed to any other person nor copies taken. If the content of this email or attachment is personal or unconnected with our business, （YOUR OWN COMPANY）accepts no liability or responsibility for it. Please also note that we make every effort to keep our network free from viruses and this email has been scanned accordingly. （YOUR OWN COMPANY） accepts no responsibility for viruses once an email has been transmitted.
来自客户的邮件：
Disclaimer: The information in this message is confidential and may be legally privileged. It is intended solely for the addressee. Access to this message by another person is not permitted. If you are not the intended recipient, any disclosure, copying, distribution or any action taken or omitted to be taken in reliance on it, is prohibited and may be unlawful. If you have received this e-mail by mistake, please e-mail the sender by replying to this message, and deleting the original and any printout thereof.
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如何用blackberry从电子邮件中删除/添加免责声明
如果您的 BlackBerry® 设备已与使用 BlackBerry® Enterprise Server 的电子邮件帐户绑定，而BlackBerry® Enterprise Server 又支持此功能，那么 BlackBerry Enterprise Server 可能会在您发送电子邮件后在电子邮件中添加免责声明。
在编写电子邮件时，按菜单键。
单击删除免责声明。
要重新添加免责声明，请按菜单键。 单击添加免责声明。
（PS:这个有些商务人士可能用到）
美国国税局在230号通告中所引入的新立法首次提出国税局起草的措词明确的电子邮件免责声明。这不禁让人发问：免责声明究竟能产生什么区别。
总部设在纽约的杜威•巴兰坦律师事务所(Dewey Ballantine)发现，英国最大的20家律师事务所的电子邮件“脚注”内容各不相同。脚注长度从40字以下到 300多字不等。英国一家领先的律师事务所的免责声明过于冗长，因此得用附件形式发送。至于是否需要包括特许权、保密或监控等内容缺乏一致性。
如果领先的律师事务所不能在必要内容或电子邮件免责声明有效性方面达成一致，可想而知其客户会怎样了。“没有什么严格规定。”伦敦律师事务所弗拉德盖特•菲尔德 (Fladgate Fielder)信息技术合伙人埃迪 •鲍威尔(Eddie Powell)说，“客户一直都视情况自行制定规定。”
尽管如此，还是有些内容是必备的：例如，根据欧洲电子商务指令等立法，办公地址通常是必需的。鲍威尔同时建议其客户考虑使用如下措词“公司可能会监控发送和接收的电子邮件。回复此邮件表明同意接受此监控”，以告诫发送电子邮件者：通讯可能会受到监控。
鲍威尔认为，除此之外的其它内容都可能是额外要求。
谈到保密性，鲍威尔表示：“可采用正常规则，和收到不是发送给你的信件时所采用的规则一样。”免责声明的有效性在很大程度上都尚未经过检验，因此是否能对公司起到保护作用尚无从证实。
至于美国税务规定一例，立法中列出免责声明中应包含的准确措词，因此为所有律师事务所采用。
弗雷德•甘德(Fred Gander)是杜威•巴兰坦律师事务所的美国税务合伙人兼伦敦办事处主任，他认为：“由于通告本身列出了措词，因此免责声明理应能在法庭上站得住脚。一般而言，更重要一点是：公司应确保在通讯中遵循最佳实践。一旦保密信息被分享，就无法从接收者的认识中抹去，哪怕是无意中接收。”
拉菲•阿奇姆汗(Rafi Azim-Khan)是英国律师事务所Wragge & Co.伦敦办事处合伙人兼电子商务集团负责人。他认为，尽管未经证实，但免责声明有其效力。“我们在电子邮件免责声明中想表明的是：‘如果您不是接收者，请立即丢弃此内容，切勿复制、转发，并请告知我们。’”他说：“这一切的目的在于抑制损害；但不能保证会摆脱责任。”
他认为，在起草脚注时，各公司必须考虑到不断增加的立法，包括欧洲电子签名指令和远程销售指令。
远程销售规定于四月生效，目的在于保护网上购物者，其内容包括：购物者在决定购买前有权收到有关物品和服务的明确信息，并有权获得对此信息的书面确认。
阿奇姆汗建议，由于客户实际上无法检查雇员所发送的所有信息，因此必须采取仅次于此的第二种做法，即遵循可强制实施的政策。这意味着针对电子邮件的使用制定一套内部规定、相关交易条款和条件，以及包含现行做法的电子邮件免责声明最新内容。
“没有任何电子邮件免责声明是十全十美的。” 阿奇姆汗表示： “需要针对特定业务类型对免责声明进行修改。可能会有各种风险，从诽谤到侵犯知识产权到违反合同。”他认为，当前客户面临更大的风险，因为不仅现行法律在试图达到标准，而且新的规定也在同时出现。
“即使您曾经就免责声明征求过意见，即使电子邮件政策仅仅是一年前才起草，但几乎可以肯定已经过时了。”
专业服务公司本身在也瞎碰瞎撞，虽然美国税务规定在其领域提供了一些一致性和清晰度。鲍威尔表示，目前“最好有专业人士能想出人们都可采取的方法，这样大家都能明白什么才是适当之举。”
肯定不会有人对此提出异议。
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如何提高公司电邮免责声明效果，这里有一些技巧， 提供几个免责声明样板。一般这个都是公司内部设置好的，所以不用自己写了。但是了解一下也不错哦~！
1. 使用机密文件头
对敏感性电邮， 如财务和人事部门发出的邮件， 最好给收件人加机密信头 。在免责声明使用收件人姓名和电邮地址合并即可。机密提示应在电邮之首，因为这是收件人最先阅读的部份。把提示放在信尾意味着收件人先阅读邮件，然后才发现自己不该阅读这份邮件。
2. 每个部门加不同的免责声明
每个部门用不同的免责声明，因为 每个部门面临的问题不同。例如，销售部门需要注明所有报价只在30天内有效，公司的付款条件适合所有订单。如果是秘书部， 可能要注明，发寄件人只是为经理发信，经理必须确认任何协议 (最好报上经理大名，和用合并字段输入名字)。另一方面， 财务人事部门的邮件多有机密性质，因此需要强调机密性。
3. 在内部邮件中加上免责声明
在内部邮件加免责声明也很重要，因为许多官司也是因为攻击性邮件的内部传播而起。内部免则声明应与外有别， 因为针对的问题不同。例如，内部邮件在病毒和合同问题上关系不太大， 但是机密性和员工法律责任是免责声明所要强调的。你可创建一份通用免责声明，附于每个内部邮件，你也可以根据用户/部门创建。比如，帮助服务台的免责声明和人事部的免责声明就会大相径庭。
4. 必要时用个人免责声明
某些用户，如主任和管理员， 根据工作性质不同可以要求使用个人免责声明。比如，这些用户可能声明他们的意见只代表作者，而不代表公司， 除次之外， 经常发送附件的用户需要电邮传播病毒的警告。
5. 公司口号或信息
您可把公司口号加在电邮中。口号或信息可以固定，也可定期更改。比如， 在信头或信尾可以加入以下 信息:
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客户提醒
当然这些信息可以因部门和内外有别。如果你启用了多种附前/附后的免责声明， 就可以确定几个统一和个别用户的页眉页脚。确定免责声明的顺序后， 你仍然可以在不断变化的口号上下添加免责声明。这样调整免责声明节省了每次口号变化时都要改变声明的时间。
6. 置前置后免责声明
根据电邮的敏感程度， 你可选择把免责声明置前或置后。敏感性电邮声明最好置前， 普通电邮最好置后。如果需要签名， 最好是置于最新的正文之后。
电子邮件免责声明例文：
本电子邮件及转载的任何文件都属绝密文件，并且仅供标明地址的个人或团体使用。如果您收到的电子邮件存在错误，请通知本公司，删除全部原始信息（包括任何原始信息的备份），并且禁止散布或分发全部或部分原始信息。本公司不担保本电子邮件中信息的准确性、适当性或完整性，并且对此产生的任何错误或疏忽不承担任何责任。在正式协议签订以前，这里提到的任何参考术语、与主题相关的情形以及随后的电子邮件中的谈判，都将严格“遵守合同”。接收方应在接收电子邮件或任何附件时检查有无病毒。本公司对由于转载本电子邮件而引发病毒产生的任何损坏不承担任何责任。
灵格斯全文翻译：
Reproduced in this e-mail and any files are considered top-secret documents, and only indicate the address of individuals or groups. If you receive an e-mail there is an error, please notify the Company, delete all the original information (including any backup of the original information), and the prohibition of the dissemination or distribution of all or part of the original information. The Company does not guarantee the accuracy of the information in this e-mail, adequacy, or completeness, and this produces any error or omission does not bear any responsibility. The formal agreement was signed prior to any reference to the term mentioned here, and the circumstances relevant to the subject and subsequent e-mail in the negotiations will be strictly "comply with the contract." The receiver should be receiving an e-mail or any attachment, check for viruses. The company reproduced this e-mail because of the virus caused any damage resulting from not bear any responsibility.
来自客户的邮件（公司名改成自己的公司）：
This e-mail is intended only for the addressee named above. As this e-mail may contain confidential or privileged information, please advise us immediately if you are not the named addressee or the person responsible for delivering the message to the named addressee and delete all copies from your system. The contents should not be disclosed to any other person nor copies taken. If the content of this email or attachment is personal or unconnected with our business, （YOUR OWN COMPANY）accepts no liability or responsibility for it. Please also note that we make every effort to keep our network free from viruses and this email has been scanned accordingly. （YOUR OWN COMPANY） accepts no responsibility for viruses once an email has been transmitted.
来自客户的邮件：
Disclaimer: The information in this message is confidential and may be legally privileged. It is intended solely for the addressee. Access to this message by another person is not permitted. If you are not the intended recipient, any disclosure, copying, distribution or any action taken or omitted to be taken in reliance on it, is prohibited and may be unlawful. If you have received this e-mail by mistake, please e-mail the sender by replying to this message, and deleting the original and any printout thereof.
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如何用blackberry从电子邮件中删除/添加免责声明
如果您的 BlackBerry® 设备已与使用 BlackBerry® Enterprise Server 的电子邮件帐户绑定，而BlackBerry® Enterprise Server 又支持此功能，那么 BlackBerry Enterprise Server 可能会在您发送电子邮件后在电子邮件中添加免责声明。
在编写电子邮件时，按菜单键。
单击删除免责声明。
要重新添加免责声明，请按菜单键。 单击添加免责声明。
（PS:这个有些商务人士可能用到）
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