4个Excel细节，树立周到好形象
4个Excel细节，树立周到好形象
http://staffers.cb.com.cn/2230369/20100324/112769.html
如果你工作中经常需要将自己做的Excel 文件与同事分享，这里的几个小细节特别能够帮助你树立专业体贴的形象。
我们以往谈论的Office 技巧，往往都是以提高办公效率为主导，可是最近我在为客户做咨询项目时，从和客户的攀谈中得知，很多时候他们对于收到别人制作的专业并且易用的Excel 表很是崇拜和羡慕。如果你是这个文件的制作者，不仅会赢得好的人缘，同时还可以获得上司的青睐。那么从本期开始，我们将进入Excel 的世界，把自己打造成Excel 精英，让别人对自己刮目相看。古话说：不以善小而不为，我们就先从“善小”学起。
1、调整Sheet 数量
小调查 默认的Excel 新文件都包含了三个Sheet，而如果你只用到其中一张sheet，你会：
A. 删除其余的两张Sheet 并把第一张Sheet 改名成一个更人性化的名字（如Budget）
B. 删除其余两张Sheet，但不会对剩下的一张改名
C. 大多数时候都不会删掉多余的Sheet,空着就空着
D. 开什么玩笑，我可是专业选手，我已经知道你要告诉我们什么秘籍了……
你的问题 根据我多年的观察，大部分用户都不会选择删除多余的Sheet，原因很简单，因为3 张Sheet 是微软Excel默认的选项，而我们平时工作这么忙，虽说删除多余的工作表没有什么难度，但“可做可不做”因为“人性本懒”就变成了不做，这么一来，给看你Excel文件的人就带来了麻烦，因为每次打开文件的时候都看到3 张Sheet，虽然只有其中的一张有内容，可别人不得不打开所有的Sheet 查看一遍。长此以往，大家都会忽略Sheet 2 和Sheet3，这就像“狼来了”的故事，当你的Sheet 2和 Sheet 3 真正有内容的时候，别人早已经无视这两张Sheet 了。
解决方案 微软其实已经提供了解决方案，在“工具- 选项- 常规”中有一个“新工作簿内的工作表数”，把这个数值改成1，然后重新启动Excel，下次你就会发现，每次新建的文件内只有一张工作表了。
2、调整字体和大小
小调查 谁知道Excel 表格中最适用的字体和大小是多少？
常见字体有：Arial，Calibri，Tahoma, Times New Roman 等，当然还有中文字体。
常见字体大小有6-14。
你的问题 之所以把这个技巧列出是因为Excel 表格大多数都是由复杂的数字构成，如果没有合适的字体和大小，不光打印不方便，而且专业度也会
解决方案 为了解决这个问题，我们可以在Excel 的选项中一劳永逸地调整默认字体和大小，这样就不用每次新建文件时重新设置了，方法还是在“工具- 选项- 常规”中选择“标准字体”和“大小”，而我的个人推荐是不使用中文Office 默认的Times New Roman 字体，而是选用Arial, Tahoma, Calibri 等笔画粗细均匀的字体。由于Excel 本身的限制，不可以做到和Word 一样分别设定中英文字体，所以如果你选用英文字体作为Excel 的标准字体，微软会默认宋体为中文部分的字体，我觉得这个也可以接受。关于大小，你会发现默认的字体大小是“12”，这对于大量复杂的数字来说，简直是个灾难，我推荐的字体大小是8 ～ 10 号之间，根据个人的视力有一些微调就好。
3、去除网格线
小调查 你有注意到Excel 默认的网格线并在做完报表后去除它的习惯吗？
你的问题 据我所知，绝大多数人都不会养成去除网格线的习惯，并养成了隔着网格线看数字的习惯，实际上微软在设计网格线的时候，主要目的是让用户可以藉由网格线区分清楚不同的单元格。可是当你已经做成报表并且有自己格式的时候，网格线反而成为干扰视觉的东西，不仅不能帮助你提高报表的易读性，还会让别人觉得你的报表粗糙和混乱。
解决方案 我们提供3 个不同的解决方案。
A. 在开始填入数据之前，全选所有的单元格并填充成白色；
B. 在“工具- 选项- 视图”中的“窗口选项”，把“网格线”的勾去掉（注意，每一个Sheet 都要单独操作，如果你想一次性对多个Sheet 操作，要用Shift 或Ctrl 多选多张Sheet）；
C. 需要把第二种方法录制为“宏”，然后做成按钮放在菜单栏上，这样就不用每次到选项菜单中去调整了。
4、隐藏无用的单元格
小调查 你知道Office 2003 的Excel的Sheet 共有多少单元格吗？答案是一共256 列，65536 行。
你的问题 我们平时工作时使用Excel 一般用不到这么多行和列，而绝大部分人都会选择让这些行和列留在那里，这样看起来其实很不专业。
解决方案 比较专业的做法应该是把无用的行和列隐藏。
先说列：1. 鼠标左键点选所有需要隐藏列的最左一列的列名；
2. Shift Ctrl --> 组合键选中所有剩下的列；
3. Ctrl 0 执行隐藏，这样就剩下你希望保留的列了，同理，用Shift Ctrl 下箭头替换第二步，用Ctrl 9 替换第三步，就可以把行也隐藏了。
总结
如果你能够按照以上要求制作你的Excel并发送给你的同事，你的同事一定会有不同感受，觉得你的Excel文件更清晰、更专业，说不定还会来向你讨教其中奥妙呢！
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如果你工作中经常需要将自己做的Excel 文件与同事分享，这里的几个小细节特别能够帮助你树立专业体贴的形象。
我们以往谈论的Office 技巧，往往都是以提高办公效率为主导，可是最近我在为客户做咨询项目时，从和客户的攀谈中得知，很多时候他们对于收到别人制作的专业并且易用的Excel 表很是崇拜和羡慕。如果你是这个文件的制作者，不仅会赢得好的人缘，同时还可以获得上司的青睐。那么从本期开始，我们将进入Excel 的世界，把自己打造成Excel 精英，让别人对自己刮目相看。古话说：不以善小而不为，我们就先从“善小”学起。
1、调整Sheet 数量
小调查 默认的Excel 新文件都包含了三个Sheet，而如果你只用到其中一张sheet，你会：
A. 删除其余的两张Sheet 并把第一张Sheet 改名成一个更人性化的名字（如Budget）
B. 删除其余两张Sheet，但不会对剩下的一张改名
C. 大多数时候都不会删掉多余的Sheet,空着就空着
D. 开什么玩笑，我可是专业选手，我已经知道你要告诉我们什么秘籍了……
你的问题 根据我多年的观察，大部分用户都不会选择删除多余的Sheet，原因很简单，因为3 张Sheet 是微软Excel默认的选项，而我们平时工作这么忙，虽说删除多余的工作表没有什么难度，但“可做可不做”因为“人性本懒”就变成了不做，这么一来，给看你Excel文件的人就带来了麻烦，因为每次打开文件的时候都看到3 张Sheet，虽然只有其中的一张有内容，可别人不得不打开所有的Sheet 查看一遍。长此以往，大家都会忽略Sheet 2 和Sheet3，这就像“狼来了”的故事，当你的Sheet 2和 Sheet 3 真正有内容的时候，别人早已经无视这两张Sheet 了。
解决方案 微软其实已经提供了解决方案，在“工具- 选项- 常规”中有一个“新工作簿内的工作表数”，把这个数值改成1，然后重新启动Excel，下次你就会发现，每次新建的文件内只有一张工作表了。
2、调整字体和大小
小调查 谁知道Excel 表格中最适用的字体和大小是多少？
常见字体有：Arial，Calibri，Tahoma, Times New Roman 等，当然还有中文字体。
常见字体大小有6-14。
你的问题 之所以把这个技巧列出是因为Excel 表格大多数都是由复杂的数字构成，如果没有合适的字体和大小，不光打印不方便，而且专业度也会
解决方案 为了解决这个问题，我们可以在Excel 的选项中一劳永逸地调整默认字体和大小，这样就不用每次新建文件时重新设置了，方法还是在“工具- 选项- 常规”中选择“标准字体”和“大小”，而我的个人推荐是不使用中文Office 默认的Times New Roman 字体，而是选用Arial, Tahoma, Calibri 等笔画粗细均匀的字体。由于Excel 本身的限制，不可以做到和Word 一样分别设定中英文字体，所以如果你选用英文字体作为Excel 的标准字体，微软会默认宋体为中文部分的字体，我觉得这个也可以接受。关于大小，你会发现默认的字体大小是“12”，这对于大量复杂的数字来说，简直是个灾难，我推荐的字体大小是8 ～ 10 号之间，根据个人的视力有一些微调就好。
3、去除网格线
小调查 你有注意到Excel 默认的网格线并在做完报表后去除它的习惯吗？
你的问题 据我所知，绝大多数人都不会养成去除网格线的习惯，并养成了隔着网格线看数字的习惯，实际上微软在设计网格线的时候，主要目的是让用户可以藉由网格线区分清楚不同的单元格。可是当你已经做成报表并且有自己格式的时候，网格线反而成为干扰视觉的东西，不仅不能帮助你提高报表的易读性，还会让别人觉得你的报表粗糙和混乱。
解决方案 我们提供3 个不同的解决方案。
A. 在开始填入数据之前，全选所有的单元格并填充成白色；
B. 在“工具- 选项- 视图”中的“窗口选项”，把“网格线”的勾去掉（注意，每一个Sheet 都要单独操作，如果你想一次性对多个Sheet 操作，要用Shift 或Ctrl 多选多张Sheet）；
C. 需要把第二种方法录制为“宏”，然后做成按钮放在菜单栏上，这样就不用每次到选项菜单中去调整了。
4、隐藏无用的单元格
小调查 你知道Office 2003 的Excel的Sheet 共有多少单元格吗？答案是一共256 列，65536 行。
你的问题 我们平时工作时使用Excel 一般用不到这么多行和列，而绝大部分人都会选择让这些行和列留在那里，这样看起来其实很不专业。
解决方案 比较专业的做法应该是把无用的行和列隐藏。
先说列：1. 鼠标左键点选所有需要隐藏列的最左一列的列名；
2. Shift Ctrl --> 组合键选中所有剩下的列；
3. Ctrl 0 执行隐藏，这样就剩下你希望保留的列了，同理，用Shift Ctrl 下箭头替换第二步，用Ctrl 9 替换第三步，就可以把行也隐藏了。
总结
如果你能够按照以上要求制作你的Excel并发送给你的同事，你的同事一定会有不同感受，觉得你的Excel文件更清晰、更专业，说不定还会来向你讨教其中奥妙呢！
