酒店办公室主任应干些什么?
致： 总经理 抄送：各部门 由： 行政人力资源部 关于：关于规范文件 管理 制度 的请示 日期：2012年05月08日 编号：HR1005
为规范酒店各类文件的管理，保证酒店各类文件流转及管理规范化，特制定本制度。本制度适用于酒店所有部门及人员。 一、文件的主要种类 1、决定：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”； 2、决议；经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”； 3、通知：组织全酒店有关合同法规等内容的培训计划或其它工作安排，并具体组织实施； 4、通报：表彰先进，批评错误，传达重要情况或事宜，用“通报”； 5、请示：向上级请求指示、批准，用“请示”； 6、报告：向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”； 7、会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求遵守、执行的，用“会议纪要”； 8、规定（规范、章程、制度、守则）：对特定范围内的工作和事项制定带有约束性的措施，用“规定”； 9、工作总结、计划（安排）。 二、行文规则 1、各部门要严格按文件种类性质行文； 2、部门报行政办领导的文件，冠以姓名和职务； 3、部门发部门的文件，一般情况下冠以部门的名称； 4、行政办下发文件，其种类用“决定、决议、通知、通报”等； 5、部门报行政办领导的文件，其种类用“请示、报告”等，正文最后应注明“妥否，请批示。”；部门之间行文，其种类用“通知”等，正文最后应注明“特此通知！”； 6、部门报行政办领导的文件，如需抄报、抄送的，要标明，抄报用于行政办领导（主报领导的上级或平级），抄送用于部门； 7、部门报行政办领导的文件，如需审批后发有关部门的，应标明抄送的部门； 8、部门之间重要行文，应抄报行政办主管领导； 9、部门之间可以联合行文； 10、所有发出文件，均须由承办部门负责人签发； 11、所有须行政办领导审批的文件，均须审批后执行； 12、所有行政部门经理级人事任免，均由行政办发出。 三、文件格式 文件一般由呈送（报）人（部门）、抄报人、抄送部门、承办部门、日期、标题、文号、正文、附件等组成。具体格式如下： 致： ×××部门或（职务）×××女士、先生 抄报：（职务）×××女士、先生 抄送：×××部门 由： ×××部门 关于：××××××× 日期：××年×月×日 编号：××（部门英文简称）××（年号）××（文件编号） 以上部分格式为：宋体、小三号、加粗 （正文为宋体、四号） （附件）
四、文件办理 1、文件要符合行文规范，并做到观点明确，条理清楚，文字简练，避免错别字，提高文件质量； 2、一般性文件，可通过信箱收发；重要文件，由部门秘书或专人送到行政办秘书处进行收发，收发文要设专门记录本登记、签收； 3、经行政办领导批阅的文件，原件发承办部门，行政办公室存复印件； 五、文件的存档、销毁 1、平时办理完的文件，行政办公室和各部门要进行分类立卷，做到查找方便；当年文件于次年四月前归档完毕； 2、对于无保存价值的文件，每年进行清理后经部门负责人审定后予以销毁，不得作为废纸处理； 3、涉及财务、工程、人事、保安等技术档案（ 资料 、报表、凭证、图纸等），有关部门每年整理存档。 以上妥否，请批示。 酒店各部门英文缩写 客房HK 前厅FO 餐饮FB 销售SM 财务AC 行政人事HR 工程 EN 保卫SEC
其实是摆好位置，做好领导助手，主要负责公司办公秩序及行政事务 管理 。 （1） 制订办公室年度、月度工作目标、工作计划和预算并上报，经批准后执行。 （2） 制订办公室年度培训计划经批准后协助培训部实施和考核。 （3） 掌握和执行国家有关方针、政策和法律法规。 （4） 负责督办、检查各部门对上级指示和高管级会议决议的贯彻执行。 （5） 组织起草公司行政文件，对系统间发文做好法律审核。 （6） 组织全公司档案的管理工作。 （7） 巡视、监督、检查公司各部门办公秩序及办公室各项工作。 （8） 掌握办公室的整体工作情况及公司重大会议、活动情况，汇总分析各项检查结果，定期为总经理、行政总监提供公司工作简报。 （9） 做好总经理和各部门的信息传递工作。 （10） 负责公司高管层、系统间会议及其他重大会议、活动的会务工作。 （11） 组织记载公司大事记，编撰公司辞典工作。 （12） 指定专人收集、整理公司内外的反馈信息及合理化建议。 （13） 组织做好公司印鉴、介绍信使用保管、函电收发和报刊征订分发工作。 （14） 负责掌印，合理合法使用公司印信。 （15） 组织做好公司文件的编号、打印及发放。 （16） 做好信访工作，处理重要信函，接待重要客人。 （17） 督办公司有关证照，办理公司的法律事务。 （18） 为总经理派出得力人员做好秘书工作。 （19） 负责对司机班车辆的统筹管理，监督检查车辆定点维修。 （20） 公司公共活动场所的使用。 （21） 负责公司通讯设备的检查、管理工作。 （22） 负责掌管公司各部门钥匙（财务部门除外）。 （23） 指定专人负责办公室文件、 资料 的保管和定期归档工作。 （24） 负责主管业务的检查改进与研究发展，并及时向行政总监报告工作。 （25） 指定专人负责总经理室办公用具、设备、设施的登记、保管和报损报失工作。 （26） 按程序做好与相关部门的横向联系，积极接受上级和有关部门的监督检查，及时对部门间争议提出界定要求。 （27） 制定直接下级的岗位描述，定期听取述职并对其工作做出评定。 （28） 指导、监督、检查所属下级的各项工作，掌握工作情况和有关数据，视情况填写过失单或奖励单，按程序办理。 （29） 定期向行政总监述职。 （30） 做好本部门各项行政事务处理工作，提高工作效能，增强团队精神。 （31） 及时、准确传达上级指示并贯彻执行。 （32） 主持办公室例会，参加公司有关行政方面会议。 （33） 审阅办公室及与其相关的文件，审核下级上报的月度工作计划、预算和有关作业文件，视其性质内容，决定处理方式。 （34） 在必要的情况下向下级授权。 （35） 及时对所属下级工作中的争议做出裁决。 （36） 开展内部民主管理活动，调动和发挥员工工作的积极性、主动性、创造性，向上级或有关部门提供合理化建议。 （37） 培养和发现人才，负责直接下级岗位人员任命的提名。 （38） 指定专人负责本部门办公用品的领用、分发和文件、资料、记录的收发、上报、保管与定期归档工作。 （39） 组织做好保密工作。 （40） 指定专人负责本部门和下级部门所使用的办公用具、设备设施的建帐建卡、定期盘点、报损报失工作。 （41） 完成行政总监交办的其他工作任务。 （42） 关心所属下级的思想、工作、生活。 （43） 代表公司与外界有关部门和机构联络并保持良好合作关系。
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为规范酒店各类文件的管理，保证酒店各类文件流转及管理规范化，特制定本制度。本制度适用于酒店所有部门及人员。 一、文件的主要种类 1、决定：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”； 2、决议；经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”； 3、通知：组织全酒店有关合同法规等内容的培训计划或其它工作安排，并具体组织实施； 4、通报：表彰先进，批评错误，传达重要情况或事宜，用“通报”； 5、请示：向上级请求指示、批准，用“请示”； 6、报告：向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”； 7、会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求遵守、执行的，用“会议纪要”； 8、规定（规范、章程、制度、守则）：对特定范围内的工作和事项制定带有约束性的措施，用“规定”； 9、工作总结、计划（安排）。 二、行文规则 1、各部门要严格按文件种类性质行文； 2、部门报行政办领导的文件，冠以姓名和职务； 3、部门发部门的文件，一般情况下冠以部门的名称； 4、行政办下发文件，其种类用“决定、决议、通知、通报”等； 5、部门报行政办领导的文件，其种类用“请示、报告”等，正文最后应注明“妥否，请批示。”；部门之间行文，其种类用“通知”等，正文最后应注明“特此通知！”； 6、部门报行政办领导的文件，如需抄报、抄送的，要标明，抄报用于行政办领导（主报领导的上级或平级），抄送用于部门； 7、部门报行政办领导的文件，如需审批后发有关部门的，应标明抄送的部门； 8、部门之间重要行文，应抄报行政办主管领导； 9、部门之间可以联合行文； 10、所有发出文件，均须由承办部门负责人签发； 11、所有须行政办领导审批的文件，均须审批后执行； 12、所有行政部门经理级人事任免，均由行政办发出。 三、文件格式 文件一般由呈送（报）人（部门）、抄报人、抄送部门、承办部门、日期、标题、文号、正文、附件等组成。具体格式如下： 致： ×××部门或（职务）×××女士、先生 抄报：（职务）×××女士、先生 抄送：×××部门 由： ×××部门 关于：××××××× 日期：××年×月×日 编号：××（部门英文简称）××（年号）××（文件编号） 以上部分格式为：宋体、小三号、加粗 （正文为宋体、四号） （附件）
四、文件办理 1、文件要符合行文规范，并做到观点明确，条理清楚，文字简练，避免错别字，提高文件质量； 2、一般性文件，可通过信箱收发；重要文件，由部门秘书或专人送到行政办秘书处进行收发，收发文要设专门记录本登记、签收； 3、经行政办领导批阅的文件，原件发承办部门，行政办公室存复印件； 五、文件的存档、销毁 1、平时办理完的文件，行政办公室和各部门要进行分类立卷，做到查找方便；当年文件于次年四月前归档完毕； 2、对于无保存价值的文件，每年进行清理后经部门负责人审定后予以销毁，不得作为废纸处理； 3、涉及财务、工程、人事、保安等技术档案（ 资料 、报表、凭证、图纸等），有关部门每年整理存档。 以上妥否，请批示。 酒店各部门英文缩写 客房HK 前厅FO 餐饮FB 销售SM 财务AC 行政人事HR 工程 EN 保卫SEC
其实是摆好位置，做好领导助手，主要负责公司办公秩序及行政事务 管理 。 （1） 制订办公室年度、月度工作目标、工作计划和预算并上报，经批准后执行。 （2） 制订办公室年度培训计划经批准后协助培训部实施和考核。 （3） 掌握和执行国家有关方针、政策和法律法规。 （4） 负责督办、检查各部门对上级指示和高管级会议决议的贯彻执行。 （5） 组织起草公司行政文件，对系统间发文做好法律审核。 （6） 组织全公司档案的管理工作。 （7） 巡视、监督、检查公司各部门办公秩序及办公室各项工作。 （8） 掌握办公室的整体工作情况及公司重大会议、活动情况，汇总分析各项检查结果，定期为总经理、行政总监提供公司工作简报。 （9） 做好总经理和各部门的信息传递工作。 （10） 负责公司高管层、系统间会议及其他重大会议、活动的会务工作。 （11） 组织记载公司大事记，编撰公司辞典工作。 （12） 指定专人收集、整理公司内外的反馈信息及合理化建议。 （13） 组织做好公司印鉴、介绍信使用保管、函电收发和报刊征订分发工作。 （14） 负责掌印，合理合法使用公司印信。 （15） 组织做好公司文件的编号、打印及发放。 （16） 做好信访工作，处理重要信函，接待重要客人。 （17） 督办公司有关证照，办理公司的法律事务。 （18） 为总经理派出得力人员做好秘书工作。 （19） 负责对司机班车辆的统筹管理，监督检查车辆定点维修。 （20） 公司公共活动场所的使用。 （21） 负责公司通讯设备的检查、管理工作。 （22） 负责掌管公司各部门钥匙（财务部门除外）。 （23） 指定专人负责办公室文件、 资料 的保管和定期归档工作。 （24） 负责主管业务的检查改进与研究发展，并及时向行政总监报告工作。 （25） 指定专人负责总经理室办公用具、设备、设施的登记、保管和报损报失工作。 （26） 按程序做好与相关部门的横向联系，积极接受上级和有关部门的监督检查，及时对部门间争议提出界定要求。 （27） 制定直接下级的岗位描述，定期听取述职并对其工作做出评定。 （28） 指导、监督、检查所属下级的各项工作，掌握工作情况和有关数据，视情况填写过失单或奖励单，按程序办理。 （29） 定期向行政总监述职。 （30） 做好本部门各项行政事务处理工作，提高工作效能，增强团队精神。 （31） 及时、准确传达上级指示并贯彻执行。 （32） 主持办公室例会，参加公司有关行政方面会议。 （33） 审阅办公室及与其相关的文件，审核下级上报的月度工作计划、预算和有关作业文件，视其性质内容，决定处理方式。 （34） 在必要的情况下向下级授权。 （35） 及时对所属下级工作中的争议做出裁决。 （36） 开展内部民主管理活动，调动和发挥员工工作的积极性、主动性、创造性，向上级或有关部门提供合理化建议。 （37） 培养和发现人才，负责直接下级岗位人员任命的提名。 （38） 指定专人负责本部门办公用品的领用、分发和文件、资料、记录的收发、上报、保管与定期归档工作。 （39） 组织做好保密工作。 （40） 指定专人负责本部门和下级部门所使用的办公用具、设备设施的建帐建卡、定期盘点、报损报失工作。 （41） 完成行政总监交办的其他工作任务。 （42） 关心所属下级的思想、工作、生活。 （43） 代表公司与外界有关部门和机构联络并保持良好合作关系。
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