提高工作效率的四种方法

                
                
今时今日在互联网上存在有大量对于提高工作效率的建议。输入该关键词，你将会在谷歌上搜索到超过九千万条相关结果。毋庸置疑的是，可以获得的信息的确非常庞大。
与其说我们在听取建议，倒不如说是在浪费时间。事实的确就是这样的。除去午餐和常规休息时间不算，人们在工作时每天大约平均要浪费三个小时左右。而这些时间主要花在了上网和与同事打交道上。
结果是，作为读者，聪明如你也会觉得自己的工作效率和表现都不那么尽人意。
这个问题短期之内是无法解决的。眼下，我们正以一种极快的、却不见得能长久保持的速度进行着信息创新与消耗。这种创新与消耗，再加上同事时不时的打断和一些毫无意义的会议，使我们在日常生活中想不浪费时间都难。
在尝试了网络上几乎每一条建议之后，这里有本人亲身实践证明长期有效的四种方法。不妨一试，我敢说每天只要做到了以下四点中的一点，就能赢回好几个小时的时间。
 
1.一心一用
无可否认，我们的文化提倡一心多用，也就是说在同一时间内进行不止一项工作任务。有人认为这是艺术，也有人认为这是谬误，这取决于个人看法的不同。但这样一来就存在一个矛盾：似乎只有当任务列表中至少一项能自动完成且不需要任何思考时，这种方法才起作用，比如走路和吃东西。那么，当任务各自需要不同的大脑处理方式时情况会怎么样呢？比如在处理邮件时，听有歌词的音乐会比听纯音乐要难得多，因为这两项任务同时都需要语言处理系统的工作。
大多数人眼中的“一心多用”指的就是一边处理邮件，一边准备PPT演示文稿，写着作文，眼睛还瞄着微博——这主意真不怎么样。其实比起在一段时间内专注地完成一项任务，这种“一心多用”会多浪费你高达40%的时间。
而关于一心一用，我在这里有一些简单的建议：
控制检查邮箱的频率。这已经成为了提高工作效率的一个共识，但是几乎没有几个人真正能做到。大多数人只要在线就非常喜欢点击手机上的邮件图标或检查收件箱。我的建议是，当处理其他任务时，彻底注销你的邮箱账号。然后定一个确定的时间，每天只在那个设定好的时间检查邮箱。尽量把每天检查邮箱的频率控制为两至三次，如果可能的话，甚至更少。让你的老板、同事和朋友知道你在这么做，这能让你更安心些。相信我——你不会错过任何一条信息的，因为我们很少会遇到这种如此迫切甚至要求我们不断检查收件箱才能完成的工作任务。
关闭那些会让你分心的网页。处理一项很重要的工作任务时，使用帮助实现自我控制的app，暂时关闭Facebook、twitter还有reddit这样的网站。
手里永远要有一个笔记本。当你全神贯注于一项工作时，其他的想法会不可避免地突然冒出来。这时你不应该立即去处理这些想法，而是应该把它们都列在一张纸上或者记录在文本文档里，稍后再处理它们。
 
2.批量工作
这是我最喜欢的能帮助提高工作效率的方法之一。批量工作就是将所有类似的工作放在一起以便更快的完成。
举个例子，如果你是一个编辑，相比之下，一次处理掉七份稿子比用七天时间每天编辑一份要节省时间得多。作为一个编辑，我自己就曾经按照这个方法将花在编辑上的时间节省了45%多。批量工作的效果会因人和工作内容而异，但无论如何，它绝对会节约你很多时间。这个方法真的值得一试。
以下是一些常见适合批量完成的任务：
处理邮件
新闻资讯浏览
社交媒体
电话
语音信箱
纸质信件
账单支付
互联网浏览
将批量工作的时间在日程表上清楚地标记下来。你批量工作的能力取决于你的工作环境和所在行业。然而，你其实可以比你想象之中更加频繁地批量完成更多的工作。尝试一下吧，做出批量工作的一个列表，看看你在几个星期里能节约多少时间，结果一定会鼓励你继续保持这个习惯。
 
3.帕累托原理
你的工作中有哪20%可以取得80%的效果？
这个问题建立在帕累托原理上，即在很多事件中，大约80%的结果是由20%的原因引发的。
想想在你的工作中有哪些是属于这可以取得80%效果的20%中的，再想想又是哪80%的工作量只帮助你取得了20%的效果。画一张双栏表，对这两者进行分析。你可以试着根据自身情况来调整该比例从而提高工作效率——比如将比例打破为10/90或30/70
先把你完成效率最高的任务找出来写在时间表上，这样你就有更多时间来完成这些事，而不会浪费70%-90%时间。通常，检查电子邮件、浏览互联网、网上购物、社交媒体、即时通讯和与同事进行社交这些都在浪费时间的任务之列。
另一方面，我们都花着大量时间来浏览网页、阅读新闻，而我认为这些对每个人而言都是有些浪费时间的。
 
4.明确1-3个最重要的工作任务（MIT:most important tasks）
这是我要推荐的最后一个方法，也是我个人认为最有效的：每一天，明确1-3个你想要完成的最重要的任务（MIT）。这一概念由Leo Babauta于其博客中提出，Babauta也是对提高工作效率有着很多好建议的博主之一。
每天早晨醒来第一件事就是问自己一个问题：完成哪几项工作会让我一整天都活力满满呢？
一天中越早思考这个问题越好。
我在这里也有一些建议：
其中每一项工作的预计完成时间都不能超过一小时。
如果可以，这些做事之前就把计划制定好。
在一项任务完成之前觉不要着手做第二个。
确保至少有一个计划与你近来最重要目标有关。
如果你的计划不止一个，那么尽量连续地完成他们。
这些首要任务不要超过三个——数量越多，事实上完成得越少。
这种方法的效果令人难以置信，我怀疑大多数人都把早晨的时间花费在了检查电子邮件，以及浏览社交媒体和阅读信息资讯上了。这都是一些相对消极的活动。如果你早早地就明确了每天最重要的工作，你会在剩下的时间里感到非常轻松。
 
将这四种方法都尝试一下——如果不考虑你的工作内容和环境，我相信每一种方法都会为你节约很多时间。
 
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来源：Zapier
编辑：音乐人攻略
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