【办公软件学习】Excel表格规范化和常用功能

        数据表就是存储各种数据的表格，是自己用的，一般不给外人看的，在这个表格中存储着各种基本的数据；而报表一般是给其他人看的表格，他们所看到的表格是美化后的表格，而数据是我们经过加工后的数据，可能不会体现一些基本的数据。
      千万不要在数据表中处理数据和随意更改，除非是你将错误的数据改成正确的数据。我们要保持良好的习惯，需要处理数据或者做报表时，要另外新建一张表。数据表已有名称，不需要用一行作为表名再命名，除非需要打印纸质档。数据表不要出现“小计、合计、总计”，会影响使用筛选、数据透视表等功能；合并单元格尽量不要出现，导致我们不能应用数据透视表 ；人为产生隔断，影响着筛选、排序、数据透视表等功能。关键数据不要放在靠后面，当信息比较多需要冻结窗口的时候，我们很难找到合适的冻结位置，也不利于函数的使用。为了使表格看着整齐好看，很多人会加入空格，最常见的是名字中加入空格以便所有的名字都两端对齐，有的人甚至会用空格把数据在单元格居中等，这些都是错误的做法。
可以选定要对齐的内容或者某一列，“右键-设置单元格格式-水平对齐-分散对齐”即可。
一些格式不规范的点
    1、表格中出现各种颜色标注。
    2、用各种边框。
    3、对齐方式不统一。
    4、直接选定某一行或者一列标注颜色或者边框。
    5、序号混乱。ROW函数表示返回某一行的序号，例如ROW(B4)，返回的是B4所在的序号，即4。如果ROW()，则表示当前行的序号。所以我们从第二行，即A2输入=ROW()-1，下拉即可。如果增行的话，只需要把增加的那一行填充上公式即可，如果减行的话，则不用理会，序号自动更新。
    6、身份证号错误。EXCEL的数值精确度最多是15位，所以输入18位身份证号的过程中，后三位经常会出现“000”的情况。这个一般处理方法有两种：一是设置成文本格式，二是在输入前先输入一个英文“’”号，这个是文本引导符。
     7、输入格式（内容）不一致。如部门名称中出现“五金部”和“设备五金部”，学历中出现“大专”和“专科”等输入。在EXCEL数据表输入过程中，我们一定要保证同一对象只能有一个名称，同一数据要用一种格式（例如都是文体型或者数值型，数值型保留几位小数，时间日期格式都统一一个格式等），而且要在任何人、任何表格中保持一致，才能更方便的进行数据引用和处理。在这里强调一点，在EXCEL中，日期的格式中，只有“-”或者“/”做连接符时才是最正规的，其它的用“.”、“、”或者八位日期表达（如20140622）等都是不正规的用法。
     10、加入批注。当较多单元格有批注时，不便于一一查看，我们可以在数据的最后一列做为一个备注列，千万不要插入批注。批注去掉的方法，Ctrl+G（定位）-定位条件（批注）-编辑-清除-清除批注，操作完成。
注意的问题
    1、一张工作表中不要出现多个表格。多个表格在一张工作表中，给我们的排序、筛选、增减行或列等都造成了不便，所以在日常工作中，我们尽量不要把多个表格放在一张工作表中。
    2、同一类工作簿/工作表的名称要保持一致。
    3、要注意养成文件保管的良好习惯。例如把一年的工资表都放在一个工作簿内，或者工资表占用表格比较多的，一个月用一个工作簿，一年的工资表放在一个文件夹内。这便于统一编辑、分析数据等，而且养成良好的习惯，各个数据表不会出现丢失或者找不到的情况。
    4、要注意数据的安全。养成定期备份数据的习惯。