PPT的3个发展阶段及学习要点

如今，PPT已经成为现代办公的必备工具，但如何快速高效地做好PPT呢？其实也是有技巧的。
首先谈一下PPT的定义，原意是powerpoint，也就是要点，由此可以看出其本质是要提炼精华，要精简，但要达到这一点却并非容易。
根据PPT呈现出来的效果，我将其分3个发展阶段，首先是完成，就是将构思体现在PPT上，这个阶段难度不大，稍微会用软件的都可以完成，最常见的问题就是把PPT变成Word，满屏都是文字，这在初期发生的比较多，只要培训软件应用和基本理念就可以改善。
第二阶段是整洁，也就是提高职业化，也是大多人需要修炼的。与第一阶段相比，这个阶段的页面文字比较少了，有图表、图片、动画的使用，但常见问题是--乱，就是内容多，乱糟糟。学习的核心知识点：亲齐比重，也就是《写个大家的设计书》，能够把这个概念领悟了，版面上的问题就基本就可以解决了，大部分工作上的需求都能满足，包括公文、邮件。
第二阶段要提升，首先要掌握软件的常规功能，比如文字图片的对齐、字体选择......核心理念是做减法，减少文字、配色、字体、动画.....总之，要将干扰因素都清理掉，保持一页只有一个主题，全部只有2-3种颜色、字体。对宣讲用的PPT，要根据宣讲次序做好动画（不要太复杂），如果是知识分享型，以阅读为主的，注意用色彩区别主次和从属关系。
这里面有很多小技巧，也是大家比较爱学的，比如可以用alt+F9调出对期线，这样每页都可以保持对齐，看上去很职业化。还可以用阴影设置，做出镂空、凸出效果，让版面立体化；还可以用形状组合将一张图片分割到不同形状中......但技巧是学不完的，最核心的还是在内容上，许多发布会，页面就只有几个关键字，或者图片，全靠演讲人讲解，这才是PPT最本质的体现。
第三阶段是美观，就是视觉化，这个阶段是将前一个阶段再进行提炼，把想表达的内容视觉化呈现出来。好比现在流行的信息图表，要展示人口增长，传统用数字，再进一步用图表--比如柱状图，而视觉化则将人的图标填充在图表内，形成人数的对比，效果一下大不同。
要提高视觉化，需要关注两方面技能，首先是提炼要点，知道自己想表达什么，这个非常艰难，因为思维要从一个层次上升到另一个层次，需要很强的逻辑思考能力和相当程度的业务水平。逻辑思维方面，可以好好学习一下《金字塔原理》，虽然翻译的的确不好懂，但掌握核心心法“结论先行，以上统下，归纳分组，逐层递推”，然后大量练习，再找人反复指点就有成果。
呈现方面，除了掌握PPT外，最好再学习一些其他工具，比如AI，需要一点数据分析能力、美术设计能力，总之，难度越来越大。但大多数情况下，PPT版本升到2013、2016，熟悉多种功能技巧，问题也不很大。这方面可以参考的书有樱田润的《信息图表设计入门》，《图解力》，以及《不只是美》等等。
当然，这3个阶段未必有明确的划分标准，也未必一定要由1到2，再到3，因为学习是不断更迭的，甚至交织的，再加上审美不同，也很难有一个清晰的标准，但PPT作为呈现工具，核心还是在内容表达上，商务场合版面简洁即可，如果花太多时间在版面上真的是舍本逐末了。