商务信函如何翻译？
来源：译匠
素材来源：能飞英语网，不二外语等
在国际贸易竞争日益激烈的今天，为了通过发送商务信函达到有效交流，传达友好情感，增加商务合作机会的目的，商务信函必须在风格和语言上发生变化。商务信函是商务活动中书面交流信息的主要手段之一，是企业对外公共宣传关系中重要的手段，对于树立良好的公司形象有着极为重要的意义。
商务信函涉及商务活动的各个环节，贯穿商务活动的始终，内容广泛，需要小伙伴们系统学习。
今天这篇文章主要介绍现代商务信函的主要文体特征、翻译原则和技巧等内容。
先来看看商务信函的特点。现代商务信函的主要文体特征可以概括为以下五点: 内容的清晰性、表达的简洁性、词语的专业性、风格的正式性、措辞的礼貌性。
一、内容的清晰性
发送商务信函的目的在于建立商务往来关系，就某一细节进行商讨，努力达成共识，以便促进一项商务活动的开展。要达到这些目的，首先必须保证阅读者能够清楚了解写信人的意图，迂回或闪烁其辞的话语会让读信人产生不信任，甚至会怀疑对方的语言表达能力，对进一步开展商务活动很不利。模棱两可的话轻则阻碍读信人对信函意思的理解，重则会对发函方造成不必要的损失。
例如: As to the steamers sailing from Hongkong to San Francisco，we have bimonthly direct services．此处 bimonthly 有歧义，可以是twice a month 或者once two month．故读信人就迷惑了，可以改写为We have two direct sailings every month from Hongkong to San Francisco．
翻译要保留原文的清晰度相当重要。由于在较为正式的场合中，为了将一概念定义完整和清楚，英文常常用关联词将几个短句并在一起形成一个长句，而中文无法照样只用一句话来翻译，即使这样译了也很难达到通顺和自然。这时，我们就采取将长句按特定的事情发展的顺序拆分成两个或两个以上的小句子的方式来翻译。必要时还要增加或省略一些词语，让整段文字结构更合理、内容更清楚。
例如: The prices stated are based on current freight rates，any increase or decrease infreight rates at time of shipment is to be the benefit of the buyer，with the seller assuming the payment of all transportation charges to the point or place of delivery．例句中以一个介词 with 来分界，译为“合同价格是以运费计算，装运时运费的增减均属买方。卖方则承担至交货地的全部运费”。在原文中 with 分句是一个状语，翻译时采用中国人平铺直叙的思维方式，用分述的方式把这个句子拆成两句，清楚地表达了原文的语言信息。
是不是一封书信只要包含了全部关键信息就可以成为一封好的书信了呢? 拟信人还应注意语言组织的条理性，或按事情发展的先后顺序，或按各要素的重要性排序编写。东扯一句，西扯一句的写法必定会影响文章的清晰度。
商务信函要求语言表达严谨准确,但在商务信函中恰当使用模糊语言，可以使语言表达更加客观准确、灵活生动、礼貌得体。
（1）商务英语信函经常以意义相同或相近的书面词语代替基本词汇和口语词汇，如以inform或advise代替tell，以duplicate代替copy，以dispatch代替send，以otherwise代替or；以介词短语代替简单的介词，如以as for，in respect to，in connection with和with regarding to等代替about等。
例如：We are pleased to advise you that your order NO.105 has been dispatched in accordance with your instruction. 我们很高兴地通知你们：第105号订单货物已遵照你方指示运出。
We will meet you half way by offering a discount of 5% in view of our long pleasant relations.
鉴于我们之间长期愉快的业务关系，本公司将酌情考虑给予5%的折扣。
（2）商务信函中经常使用here/there +介词构成的复合词，如hereafter，hereby，hereunder，hereto，hereinafter，herewith，thereafter，therein，therefrom等。
例如：All offers and sales are subject to the terms and conditions printed on the reverse side hereof。所有报盘和销售均应遵守本报价单背面所印的条款。
In such a case, Seller is bound to reimburse Buyer for any loss or damage sustained therefrom. 在此次情况下，卖方负责偿还买方由此所遭受的损失。
二、表达的简洁性
简洁就是用最精炼的语言来表达意思，在商务信函中言简意赅就是为了方便高效率沟通与工作。能用一个字表达的不用一个词组，能一个词组讲清的事就不用讲成一句话。商务信函不用因顾及礼貌而开头就说“I hope you are well”( 近日可好?) ，天气也从不在此中提及。我们用“now”不用“at the same time”; 用“though”而不用“inspite of the fact that”……。形容词虽然可以表达友好、满意、歉意等感情，但只是在十分必要的情况下才出现。中国人在写英文信函时经常会出现一些不必要的重复，比如: “true facts”、“next time in the future”这样的词语读者能懂，但是会对这种不地道的说法嗤之以鼻。
中文就简洁这一点在很多情况下具有优势，商务信函中最能体现这一优势的是一些客套而必要的敬语，比如: “we are looking forward to yourearly reply”，翻译成中文就五个字: “盼早日回复”; “with all kind regards，I remain”，中文为“祝好”。像“regards”、“wishes”这一类词，都不用按照原意翻译，祝好的英文句子大多用中文的俗语代替。
商务信函在内容表达上要言简意赅，能够传达足够信息且能够做到机智的表达。通常是直接简练，开门见山，忌过分修饰。一般根据写信者所要表达的中心思想分段。正文每段的文字不会过长，尤其是开头和结尾，更常以简短为宜。
例如：
“By this letter we would ask you to consider our proposal.”就不如”Please consider our proposal.” 简洁；而“Please let us know whenever we can be helpful.” 则比“Whenever there is any way in which we can be of assistance, please feel free to contact us.”表达好一些。
三 、词语的专业性
商务信函是在商务活动这一特定的领域所使用的应用文形式。拟写和阅读此种信函的人都是从事商务工作的个体。在以职业划分的团体环境中，通常存在为方便业内人士交流但外行不懂的语言。
这种语言包括专门为定义一个专业概念而发明的词汇，普通词汇在某一特定领域的特定意思，以及由一组词汇的每个单词的开头字母组成的缩写单词。我们称上述这些语言为行话( jargon) 。要将商务英语信函翻译得既专业又得当，要求翻译工作者掌握足够的商务知识。
涉及经济学、金融学、国际贸易等领域的概念的意思和英文缩写这两种。不懂金融学的人会把“bank balance”和“insurance policy”分别翻译成“银行平衡”和“保险政策”，而正确的译文是“银行余额”及“保险单”; 没有接触过国际贸易的人也不会知道“CIF”( 成本加保险加运费价) ，“D/P”( 付款交单) ，“T /T”( 电汇) 。因此，懂得商务英语的行话是翻译相关信函的基本要求。根据字面意思翻译出来的文字根本无法传达商务信息。
商务信函用词表意准确、专业性强，主要表现在使用大量的专业术语、行话、外来词、缩略语以及一般词语在商务英语语境中的特殊用法。
（1）专业术语类：
We shall cover TPND on your order.
我们将为你方的货物投保盗窃和提货不着险。
It would be appreciated if you would let us know by returning your lowest possible price for the following goods on FOB London.
请报下列商品伦敦船上交货之最低价。
（2）外来词类：
拉丁语的status quo（现状），意大利语的del credere（保付货价的），汉语中的litchi（荔枝），tungoil（桐油），mango（芒果）等。
（3）行话：
长期的函电交往使人们在使用术语上形成共识，本来意义差异很大的词汇在特定的语境中所表达的内涵和外延却非常相似。
Offer, quotation表示“报价，发盘”
Pamphlet, brochure, booklet, sales literature
表示商家用于宣传介绍自己公司或产品的“说明材料”
Shipment和consignmen表示“所发出的货物”
Financial standing/reputation/condition/position
表示公司的“资信财务情况”
Fulfill/complete/execute an order用于表示“执行订单”
A draft contract或a specimen contract 表示“合同样本”
（4）数量词的大量运用：
商务信函中的时间、价格、数量、金额、规格等问题贯穿商贸活动始终，数字的表达应言之确凿，避免摸棱两可，体现商务信函准确性。
四、风格的正式性
Peter Newmark 在他编著的《翻译教程》中提到，提笔写译文之前，翻译者必须通读文章，了解原文的背景、基调、作者的态度和行文风格，以便合理自然地组织语言，表达目标信息。商务信函以商务活动为背景，书信内容自然是采取较为正式的风格表达。
这种正式性首先表现在措辞专业考究，感情色彩适中。在很多情况下，商务信函偏向于用名词表达某一动作的执行，一种状态的持续，或者用名词代替形容词来表达某种感情和态度；其次，一件事情的完成大多用被动句来表述; 最后，用完整的长句说明事项。其中第三点在内容的清晰度上已用实例说明过，这里就第一和第二点看一个例子。
例如: Unless your L /C advice is faxed the soonest possible，both the delay in shipment and L /C extension will be inevitable．As this is a matter of great importance，we hope you will pay special attention to it． 我们可以清楚地看到英语在正式场合的习惯用法: 频繁使用被动语态表示一件事的执行，但我们不能把原文第一句翻译成“如果信用证通知书被尽早传真过来”，而应译为“如果贵方尽早将信用证通知书传真过来”。这样更符合中文的表达习惯; 后面说到“如不那样做，难免会出现延迟装船和延长信用证的有效期的现象”，英文用“delay in shipment and L /C extension”这样的名词词组来表达既精炼又正式，但是中文翻译出来不得不加一些语言，还要把表示动作的名词换成动词来译。另外，“this is a matter of great importance”的讲法也只有在相当正式的场合才用，属于定语后置，翻译过来形容词放在名词前面“这是件很重要的事情”，或简而言之“事关重要，敬请留意”。
五、措辞的礼貌性
在商务信函中，礼貌是行文必须遵守的原则。信头注明的收信人如果是对方公司的高层人物，必须在其名字后或下一行写出其职位或官衔。正文起头的称号也较为讲究。在公司内容传递的信函中，上级可以直呼下级的名字，表现出职位差别，也可以表达亲切之意。同事之间的交流也可以直呼其名，显出合作亲密。而进行贸易往来的不同公司之间则要严格按照“先生、女士、总经理、董事长阁下”等称呼。在称呼前最常用的形容词是“dear”，直译为“亲爱的”。但是鉴于商务活动和双方关系的正式性，我们将它译为“尊敬的”更恰当。“谢谢”、“请您”、“不胜感激”几乎在每封商务信函中都出现，这是为了引起读信人的好感和认同，以促成对方按照自己的意图完成相关的事项，或者对对方已经完成的某项工作表示肯定。
我们将“Thankyou for your inquiry of September 9th about ourSH035 automatic coffee － maker．”翻译为“感谢贵方于九月九日对我方SH035 型自动咖啡壶的询价”。“感谢”按照原英文句子的顺序译在句首。但对另一种表达“Early reply is highly appreciated”则不能用中文的被动句翻译，而应译为“承蒙早日回复，不胜感激”。此中加入了英语原文中没有的词语“承蒙”，以解决改变句型后不通顺的问题。在某项商务活动开展过程中，对方有可能出现做得不尽人意的时候，无论是出于有意还是无意，如果笔者想激发对方做出对自己有意义的举动，切忌指责对方或持居高临下的态度。
这里来对比两种不同的写作态度：
A: You obviously ignored our request that you return the report by registered mail．
显然你置我方将报告以挂号信的形式寄回的要求于不顾。
B: We did request that you return the report by registered mail．
我们确实作出过请你将报告以挂号信的形式寄回的要求。
显然第二种说法让人更能接受。因为句子是通过非常委婉的形式提醒读信人责任过失在于读信方，“did”这一关键词起到澄清写信方已将事情阐述清楚的作用，因此，虽然这一助词没有实在的词汇意义，但却具有强烈的语法意义，必须在译文中体现出来，这里我们用“确实”来表达。
不难发现，懂得一门语言，不等于懂得在某特定的环境和场合中恰当地使用这门语言。作为中国的涉外商务人员，能流利地用英语表达意思只是维持正常工作的基本要求之一，要写得一手地道的、专业的商务英语信函是利用函电从事商务活动的前提。要写出高质量的商务英文信函必须将本文提出的五个特征有效合理地结合起来，灵活运用专业知识，恰当地组织语言。
再来看看商务信函的翻译原则和翻译技巧。
商务信函属于比较拘谨正式的公文体，行文端正，用字洗练，一般遵守商务英语的写作原则，即5“C”原则：正确（correctness）、简洁（conciseness）、清楚（clearness）、完整（completeness）、礼貌（courtesy）。具体来讲，有以下几方面内容。
遵循“忠实，通顺”的翻译标准
例如：“We have obtained your name and address from the Singapore Chamber of Commerce, who have told us that you wish to import electric goods manufactured in China. ”原译为：“我方从新加坡商会处获悉贵方的名称和地址，得知贵方有意进口中国制造的产品。”此句的翻译应该说非常通顺，注重了信函的语言特点，但是它并没有做到忠实的原则，译文中漏译了“electric”。再如：“I have the honor to notify you that we have commenced a business as commission agents for British goods.” 原译为：“我很荣幸地告知你我们已经开始了一项业务，来作为英国货物的代理”。这句的翻译中绝对忠实于原文，但却不能够达到通顺的要求，让人读起来感到特别生硬，须调整语序译为：“我们已经开始了经营代销英国货物的业务，特此通告。”
注意信函结构程式化的翻译
英汉两种语言在信函结构程式上有一定的差别。如收（寄）信人的地址、写信时间及他们的位置都是不一样的，需要我们在翻译时做出适当的调整，以适应目的语的格式规范。例如：把英语地址由小到大的顺序译为汉语的由大到小的顺序，或者有时根据汉语的习惯把地址栏省去；把时间也由英语当中的日/月/年或月/日/年的顺序改译为汉语中的年/月/日的顺序。
例如：
John Wanamaker 68 Fifth Street Philadelphia 11 U.S.A
美国费城第十一邮区第五大街68号 约翰·华纳麦克先生
2 November 2006 2006年11月2日
运用套译的翻译方法
（1） 称呼语的套译
英文信函中常用的是“Dear Sir(s)/Madam/Gentlemen/Ladies”等，此处的“Dear”只是一种表示对收信人的尊称，是一种礼貌的习惯性表达方法，并不等同于汉语中的“亲爱的”，因此，根据汉语习惯我们可以套译为：“尊敬的阁下/先生/女士/夫人”，有时也可以套译为：敬启者、谨启者、执事先生、尊鉴、台鉴等。
（2） 结尾敬语的套译
结尾敬语的表达方式有很多，例如：Yours faithfully，Faithfully yours，Yours truly，Best regard，Sincerely，Best wishes，Yours sincerely，Kind regards等等。它们可以直接套译为：“谨上、敬上、谨启、顺致敬意”等，而不能直接按照字面意思进行翻译。
（3） 信函正文中一些敬辞和谦辞的套译
商务信函的一大特色就是措辞婉约、注重礼节、多用套语。英语商务信函中频繁使用 appreciate，esteem，favor，grateful，kindly，oblige，please，pleasure，Allow us...，Permit us to...，May we...等等。而汉语中常用的一些敬辞包括：“您鉴、贵方、贵国、贵公司、阁下、敬复、敬悉、惠请、惠函、惠顾、赐复、奉告、承蒙、恭候”等等；常见的一些谦辞包括：“敝人、敝公司、敝处、卑职、愚见、拙见、拙作、拜读、过奖”等等。
例如：
We have pleasure in acknowledging receipt of your esteemed favor of the 8th May.
敬悉贵公司5月8日来函。
Kindly provide us with all possible information on your market.
惠请告知你方市场详情。
要注意礼貌原则
礼貌原则，分为六大准则：策略准则、慷慨准则、赞誉准则、谦逊准则、一致准则、同情准则。这些准则解释了有的交际语言比较礼貌的原因，当然这并不意味着最礼貌的形式总是最合适的，因此在商务信函的翻译中我们也要这样对待。
（1）策略准则和慷慨准则
这两项准则常用于指令和承诺，对于咨询信息、发盘还盘、商议付款条件、索取免费产品以及就赔付方式进行交涉等方面比较适用。
如：
Should you desire, we would be pleased to send you catalogs together with export prices and estimated shipping costs for these items.
若贵方需要，本公司将乐意寄上目录以及这些项目的出口价格以及预估的运输费。
（2）赞誉准则和谦逊准则
这两项准则要求尽量减小对别人的贬损，夸大对别人的赞扬以及缩小对自己的赞扬，夸大对自己的贬损。在商务信函中这两项准则常见于试探合作意向、商谈合作细节或是感谢信当中。
如：
We were pleased to know from your letter of 24th October of your interest in our products and enclose the catalogue and pricelist asked for. Also enclosed you will find details of our conditions of sale and terms of payment.
奉读10月24日来函，欣悉你们对我们的产品有兴趣。兹附上你们所要求的商品目录和价目表，并附上我们的售货条件和付款方式。
（3）一致准则和同情准则
根据这一原则，贸易双方应尽量扩大一致，减少分歧。
如：
We have gone into the matter and we are prepared to make you a reasonable compensation, but not the amount you claimed, because we cannot see why the loss should be 50% more than the actual value of the goods.
我们已对此事进行调查，愿意对贵方给予合理赔偿，不过不是贵方索赔的金额，因为我们看不出损失何以超过货物实际价值的一半以上。
写信人在指出对方索赔金额数目不合理之前首先表明愿意承担相应责任，目的在于尽量消除谈判的障碍，从而扩展了双方的一致，确保了合作的顺利进行。
At any rate, we deeply regret to learn from you about this unfortunate incident and should it be necessary we shall be pleased to take the matter up on your behalf with the shipping company concerned.
不管怎样，从贵方闻悉发生这一不幸事件，我们深表遗憾。如有必要，我们将很乐意代为贵公司向船方提出交涉。
以上这一事例真切地表达了贸易一方对遭受损失一方的慰问及希望给予对方帮助之意，充分体现了同情准则的要求。
实例分析
Dear Mr. Blake,
I am sorry that we cannot accept your request for delay in delivery.
Our project is in great need of these builiding materials, otherwise we cannot complete the task. If it is impossible for you to deliver them on time, we shall have to cancel the order.
We are sorry to cause you any inconvenicence. Thank you for your understanding.
Yours sincerely,
CON Build Company
尊敬的布莱克先生：
很抱歉，我们不能同意您延迟交货的请求。
我们的工程急需这批建筑材料，否则将无法完工。如果您不能按时交货，我们只好取消订单。
给您带来不便，我们深感抱歉。感谢您的理解。
CON 建筑公司 谨上
Dear Sir or Madam,
I am writing to request further information about your latest products. May i ask you to provide me with their detailed information on prices, delivery costs and the like?
I wonder if there are any discounts available for bulk order. In addition, do you accept an overseas order?
I appreciate your early response.
Yours sincerely,
Bill Smith
敬启者：
谨以此信询问贵公司最新产品的相关信息。贵方能否提供价格、配送成本等详细的产品信息？
我方想知道大宗订单能否有折扣？另外，请问贵公司接受海外订单吗？
及早回复不胜感激。
比尔·史密斯 敬上
敬启者：
谨以此信询问贵公司产品相关信息。
我方想知道贵公司数码相机的价格。另外，如果我们大量订购，可否给我方折扣？如果能给予折扣的话，这么一大笔订单，贵公司通常给多少折扣？
请您在方便时尽早回复。
泰勒·汉斯 谨启
Dear Sir or Madam,
I am writing to request some information about your product.
We would like to know the price of your digital cameras. Moreover, if we place a large order, is it possible for you to give us any discount? If so, how much discount do you usually allow for such a large order?
Kindly let us have your reply at your earliest convenience.
Yours sincerely,
Ted Hans
素材来源：能飞英语网，不二外语等
在国际贸易竞争日益激烈的今天，为了通过发送商务信函达到有效交流，传达友好情感，增加商务合作机会的目的，商务信函必须在风格和语言上发生变化。商务信函是商务活动中书面交流信息的主要手段之一，是企业对外公共宣传关系中重要的手段，对于树立良好的公司形象有着极为重要的意义。
商务信函涉及商务活动的各个环节，贯穿商务活动的始终，内容广泛，需要小伙伴们系统学习。
今天这篇文章主要介绍现代商务信函的主要文体特征、翻译原则和技巧等内容。
先来看看商务信函的特点。现代商务信函的主要文体特征可以概括为以下五点: 内容的清晰性、表达的简洁性、词语的专业性、风格的正式性、措辞的礼貌性。
一、内容的清晰性
发送商务信函的目的在于建立商务往来关系，就某一细节进行商讨，努力达成共识，以便促进一项商务活动的开展。要达到这些目的，首先必须保证阅读者能够清楚了解写信人的意图，迂回或闪烁其辞的话语会让读信人产生不信任，甚至会怀疑对方的语言表达能力，对进一步开展商务活动很不利。模棱两可的话轻则阻碍读信人对信函意思的理解，重则会对发函方造成不必要的损失。
例如: As to the steamers sailing from Hongkong to San Francisco，we have bimonthly direct services．此处 bimonthly 有歧义，可以是twice a month 或者once two month．故读信人就迷惑了，可以改写为We have two direct sailings every month from Hongkong to San Francisco．
翻译要保留原文的清晰度相当重要。由于在较为正式的场合中，为了将一概念定义完整和清楚，英文常常用关联词将几个短句并在一起形成一个长句，而中文无法照样只用一句话来翻译，即使这样译了也很难达到通顺和自然。这时，我们就采取将长句按特定的事情发展的顺序拆分成两个或两个以上的小句子的方式来翻译。必要时还要增加或省略一些词语，让整段文字结构更合理、内容更清楚。
例如: The prices stated are based on current freight rates，any increase or decrease infreight rates at time of shipment is to be the benefit of the buyer，with the seller assuming the payment of all transportation charges to the point or place of delivery．例句中以一个介词 with 来分界，译为“合同价格是以运费计算，装运时运费的增减均属买方。卖方则承担至交货地的全部运费”。在原文中 with 分句是一个状语，翻译时采用中国人平铺直叙的思维方式，用分述的方式把这个句子拆成两句，清楚地表达了原文的语言信息。
是不是一封书信只要包含了全部关键信息就可以成为一封好的书信了呢? 拟信人还应注意语言组织的条理性，或按事情发展的先后顺序，或按各要素的重要性排序编写。东扯一句，西扯一句的写法必定会影响文章的清晰度。
商务信函要求语言表达严谨准确,但在商务信函中恰当使用模糊语言，可以使语言表达更加客观准确、灵活生动、礼貌得体。
（1）商务英语信函经常以意义相同或相近的书面词语代替基本词汇和口语词汇，如以inform或advise代替tell，以duplicate代替copy，以dispatch代替send，以otherwise代替or；以介词短语代替简单的介词，如以as for，in respect to，in connection with和with regarding to等代替about等。
例如：We are pleased to advise you that your order NO.105 has been dispatched in accordance with your instruction. 我们很高兴地通知你们：第105号订单货物已遵照你方指示运出。
We will meet you half way by offering a discount of 5% in view of our long pleasant relations.
鉴于我们之间长期愉快的业务关系，本公司将酌情考虑给予5%的折扣。
（2）商务信函中经常使用here/there +介词构成的复合词，如hereafter，hereby，hereunder，hereto，hereinafter，herewith，thereafter，therein，therefrom等。
例如：All offers and sales are subject to the terms and conditions printed on the reverse side hereof。所有报盘和销售均应遵守本报价单背面所印的条款。
In such a case, Seller is bound to reimburse Buyer for any loss or damage sustained therefrom. 在此次情况下，卖方负责偿还买方由此所遭受的损失。
二、表达的简洁性
简洁就是用最精炼的语言来表达意思，在商务信函中言简意赅就是为了方便高效率沟通与工作。能用一个字表达的不用一个词组，能一个词组讲清的事就不用讲成一句话。商务信函不用因顾及礼貌而开头就说“I hope you are well”( 近日可好?) ，天气也从不在此中提及。我们用“now”不用“at the same time”; 用“though”而不用“inspite of the fact that”……。形容词虽然可以表达友好、满意、歉意等感情，但只是在十分必要的情况下才出现。中国人在写英文信函时经常会出现一些不必要的重复，比如: “true facts”、“next time in the future”这样的词语读者能懂，但是会对这种不地道的说法嗤之以鼻。
中文就简洁这一点在很多情况下具有优势，商务信函中最能体现这一优势的是一些客套而必要的敬语，比如: “we are looking forward to yourearly reply”，翻译成中文就五个字: “盼早日回复”; “with all kind regards，I remain”，中文为“祝好”。像“regards”、“wishes”这一类词，都不用按照原意翻译，祝好的英文句子大多用中文的俗语代替。
商务信函在内容表达上要言简意赅，能够传达足够信息且能够做到机智的表达。通常是直接简练，开门见山，忌过分修饰。一般根据写信者所要表达的中心思想分段。正文每段的文字不会过长，尤其是开头和结尾，更常以简短为宜。
例如：
“By this letter we would ask you to consider our proposal.”就不如”Please consider our proposal.” 简洁；而“Please let us know whenever we can be helpful.” 则比“Whenever there is any way in which we can be of assistance, please feel free to contact us.”表达好一些。
三 、词语的专业性
商务信函是在商务活动这一特定的领域所使用的应用文形式。拟写和阅读此种信函的人都是从事商务工作的个体。在以职业划分的团体环境中，通常存在为方便业内人士交流但外行不懂的语言。
这种语言包括专门为定义一个专业概念而发明的词汇，普通词汇在某一特定领域的特定意思，以及由一组词汇的每个单词的开头字母组成的缩写单词。我们称上述这些语言为行话( jargon) 。要将商务英语信函翻译得既专业又得当，要求翻译工作者掌握足够的商务知识。
涉及经济学、金融学、国际贸易等领域的概念的意思和英文缩写这两种。不懂金融学的人会把“bank balance”和“insurance policy”分别翻译成“银行平衡”和“保险政策”，而正确的译文是“银行余额”及“保险单”; 没有接触过国际贸易的人也不会知道“CIF”( 成本加保险加运费价) ，“D/P”( 付款交单) ，“T /T”( 电汇) 。因此，懂得商务英语的行话是翻译相关信函的基本要求。根据字面意思翻译出来的文字根本无法传达商务信息。
商务信函用词表意准确、专业性强，主要表现在使用大量的专业术语、行话、外来词、缩略语以及一般词语在商务英语语境中的特殊用法。
（1）专业术语类：
We shall cover TPND on your order.
我们将为你方的货物投保盗窃和提货不着险。
It would be appreciated if you would let us know by returning your lowest possible price for the following goods on FOB London.
请报下列商品伦敦船上交货之最低价。
（2）外来词类：
拉丁语的status quo（现状），意大利语的del credere（保付货价的），汉语中的litchi（荔枝），tungoil（桐油），mango（芒果）等。
（3）行话：
长期的函电交往使人们在使用术语上形成共识，本来意义差异很大的词汇在特定的语境中所表达的内涵和外延却非常相似。
Offer, quotation表示“报价，发盘”
Pamphlet, brochure, booklet, sales literature
表示商家用于宣传介绍自己公司或产品的“说明材料”
Shipment和consignmen表示“所发出的货物”
Financial standing/reputation/condition/position
表示公司的“资信财务情况”
Fulfill/complete/execute an order用于表示“执行订单”
A draft contract或a specimen contract 表示“合同样本”
（4）数量词的大量运用：
商务信函中的时间、价格、数量、金额、规格等问题贯穿商贸活动始终，数字的表达应言之确凿，避免摸棱两可，体现商务信函准确性。
四、风格的正式性
Peter Newmark 在他编著的《翻译教程》中提到，提笔写译文之前，翻译者必须通读文章，了解原文的背景、基调、作者的态度和行文风格，以便合理自然地组织语言，表达目标信息。商务信函以商务活动为背景，书信内容自然是采取较为正式的风格表达。
这种正式性首先表现在措辞专业考究，感情色彩适中。在很多情况下，商务信函偏向于用名词表达某一动作的执行，一种状态的持续，或者用名词代替形容词来表达某种感情和态度；其次，一件事情的完成大多用被动句来表述; 最后，用完整的长句说明事项。其中第三点在内容的清晰度上已用实例说明过，这里就第一和第二点看一个例子。
例如: Unless your L /C advice is faxed the soonest possible，both the delay in shipment and L /C extension will be inevitable．As this is a matter of great importance，we hope you will pay special attention to it． 我们可以清楚地看到英语在正式场合的习惯用法: 频繁使用被动语态表示一件事的执行，但我们不能把原文第一句翻译成“如果信用证通知书被尽早传真过来”，而应译为“如果贵方尽早将信用证通知书传真过来”。这样更符合中文的表达习惯; 后面说到“如不那样做，难免会出现延迟装船和延长信用证的有效期的现象”，英文用“delay in shipment and L /C extension”这样的名词词组来表达既精炼又正式，但是中文翻译出来不得不加一些语言，还要把表示动作的名词换成动词来译。另外，“this is a matter of great importance”的讲法也只有在相当正式的场合才用，属于定语后置，翻译过来形容词放在名词前面“这是件很重要的事情”，或简而言之“事关重要，敬请留意”。
五、措辞的礼貌性
在商务信函中，礼貌是行文必须遵守的原则。信头注明的收信人如果是对方公司的高层人物，必须在其名字后或下一行写出其职位或官衔。正文起头的称号也较为讲究。在公司内容传递的信函中，上级可以直呼下级的名字，表现出职位差别，也可以表达亲切之意。同事之间的交流也可以直呼其名，显出合作亲密。而进行贸易往来的不同公司之间则要严格按照“先生、女士、总经理、董事长阁下”等称呼。在称呼前最常用的形容词是“dear”，直译为“亲爱的”。但是鉴于商务活动和双方关系的正式性，我们将它译为“尊敬的”更恰当。“谢谢”、“请您”、“不胜感激”几乎在每封商务信函中都出现，这是为了引起读信人的好感和认同，以促成对方按照自己的意图完成相关的事项，或者对对方已经完成的某项工作表示肯定。
我们将“Thankyou for your inquiry of September 9th about ourSH035 automatic coffee － maker．”翻译为“感谢贵方于九月九日对我方SH035 型自动咖啡壶的询价”。“感谢”按照原英文句子的顺序译在句首。但对另一种表达“Early reply is highly appreciated”则不能用中文的被动句翻译，而应译为“承蒙早日回复，不胜感激”。此中加入了英语原文中没有的词语“承蒙”，以解决改变句型后不通顺的问题。在某项商务活动开展过程中，对方有可能出现做得不尽人意的时候，无论是出于有意还是无意，如果笔者想激发对方做出对自己有意义的举动，切忌指责对方或持居高临下的态度。
这里来对比两种不同的写作态度：
A: You obviously ignored our request that you return the report by registered mail．
显然你置我方将报告以挂号信的形式寄回的要求于不顾。
B: We did request that you return the report by registered mail．
我们确实作出过请你将报告以挂号信的形式寄回的要求。
显然第二种说法让人更能接受。因为句子是通过非常委婉的形式提醒读信人责任过失在于读信方，“did”这一关键词起到澄清写信方已将事情阐述清楚的作用，因此，虽然这一助词没有实在的词汇意义，但却具有强烈的语法意义，必须在译文中体现出来，这里我们用“确实”来表达。
不难发现，懂得一门语言，不等于懂得在某特定的环境和场合中恰当地使用这门语言。作为中国的涉外商务人员，能流利地用英语表达意思只是维持正常工作的基本要求之一，要写得一手地道的、专业的商务英语信函是利用函电从事商务活动的前提。要写出高质量的商务英文信函必须将本文提出的五个特征有效合理地结合起来，灵活运用专业知识，恰当地组织语言。
再来看看商务信函的翻译原则和翻译技巧。
商务信函属于比较拘谨正式的公文体，行文端正，用字洗练，一般遵守商务英语的写作原则，即5“C”原则：正确（correctness）、简洁（conciseness）、清楚（clearness）、完整（completeness）、礼貌（courtesy）。具体来讲，有以下几方面内容。
遵循“忠实，通顺”的翻译标准
例如：“We have obtained your name and address from the Singapore Chamber of Commerce, who have told us that you wish to import electric goods manufactured in China. ”原译为：“我方从新加坡商会处获悉贵方的名称和地址，得知贵方有意进口中国制造的产品。”此句的翻译应该说非常通顺，注重了信函的语言特点，但是它并没有做到忠实的原则，译文中漏译了“electric”。再如：“I have the honor to notify you that we have commenced a business as commission agents for British goods.” 原译为：“我很荣幸地告知你我们已经开始了一项业务，来作为英国货物的代理”。这句的翻译中绝对忠实于原文，但却不能够达到通顺的要求，让人读起来感到特别生硬，须调整语序译为：“我们已经开始了经营代销英国货物的业务，特此通告。”
注意信函结构程式化的翻译
英汉两种语言在信函结构程式上有一定的差别。如收（寄）信人的地址、写信时间及他们的位置都是不一样的，需要我们在翻译时做出适当的调整，以适应目的语的格式规范。例如：把英语地址由小到大的顺序译为汉语的由大到小的顺序，或者有时根据汉语的习惯把地址栏省去；把时间也由英语当中的日/月/年或月/日/年的顺序改译为汉语中的年/月/日的顺序。
例如：
John Wanamaker 68 Fifth Street Philadelphia 11 U.S.A
美国费城第十一邮区第五大街68号 约翰·华纳麦克先生
2 November 2006 2006年11月2日
运用套译的翻译方法
（1） 称呼语的套译
英文信函中常用的是“Dear Sir(s)/Madam/Gentlemen/Ladies”等，此处的“Dear”只是一种表示对收信人的尊称，是一种礼貌的习惯性表达方法，并不等同于汉语中的“亲爱的”，因此，根据汉语习惯我们可以套译为：“尊敬的阁下/先生/女士/夫人”，有时也可以套译为：敬启者、谨启者、执事先生、尊鉴、台鉴等。
（2） 结尾敬语的套译
结尾敬语的表达方式有很多，例如：Yours faithfully，Faithfully yours，Yours truly，Best regard，Sincerely，Best wishes，Yours sincerely，Kind regards等等。它们可以直接套译为：“谨上、敬上、谨启、顺致敬意”等，而不能直接按照字面意思进行翻译。
（3） 信函正文中一些敬辞和谦辞的套译
商务信函的一大特色就是措辞婉约、注重礼节、多用套语。英语商务信函中频繁使用 appreciate，esteem，favor，grateful，kindly，oblige，please，pleasure，Allow us...，Permit us to...，May we...等等。而汉语中常用的一些敬辞包括：“您鉴、贵方、贵国、贵公司、阁下、敬复、敬悉、惠请、惠函、惠顾、赐复、奉告、承蒙、恭候”等等；常见的一些谦辞包括：“敝人、敝公司、敝处、卑职、愚见、拙见、拙作、拜读、过奖”等等。
例如：
We have pleasure in acknowledging receipt of your esteemed favor of the 8th May.
敬悉贵公司5月8日来函。
Kindly provide us with all possible information on your market.
惠请告知你方市场详情。
要注意礼貌原则
礼貌原则，分为六大准则：策略准则、慷慨准则、赞誉准则、谦逊准则、一致准则、同情准则。这些准则解释了有的交际语言比较礼貌的原因，当然这并不意味着最礼貌的形式总是最合适的，因此在商务信函的翻译中我们也要这样对待。
（1）策略准则和慷慨准则
这两项准则常用于指令和承诺，对于咨询信息、发盘还盘、商议付款条件、索取免费产品以及就赔付方式进行交涉等方面比较适用。
如：
Should you desire, we would be pleased to send you catalogs together with export prices and estimated shipping costs for these items.
若贵方需要，本公司将乐意寄上目录以及这些项目的出口价格以及预估的运输费。
（2）赞誉准则和谦逊准则
这两项准则要求尽量减小对别人的贬损，夸大对别人的赞扬以及缩小对自己的赞扬，夸大对自己的贬损。在商务信函中这两项准则常见于试探合作意向、商谈合作细节或是感谢信当中。
如：
We were pleased to know from your letter of 24th October of your interest in our products and enclose the catalogue and pricelist asked for. Also enclosed you will find details of our conditions of sale and terms of payment.
奉读10月24日来函，欣悉你们对我们的产品有兴趣。兹附上你们所要求的商品目录和价目表，并附上我们的售货条件和付款方式。
（3）一致准则和同情准则
根据这一原则，贸易双方应尽量扩大一致，减少分歧。
如：
We have gone into the matter and we are prepared to make you a reasonable compensation, but not the amount you claimed, because we cannot see why the loss should be 50% more than the actual value of the goods.
我们已对此事进行调查，愿意对贵方给予合理赔偿，不过不是贵方索赔的金额，因为我们看不出损失何以超过货物实际价值的一半以上。
写信人在指出对方索赔金额数目不合理之前首先表明愿意承担相应责任，目的在于尽量消除谈判的障碍，从而扩展了双方的一致，确保了合作的顺利进行。
At any rate, we deeply regret to learn from you about this unfortunate incident and should it be necessary we shall be pleased to take the matter up on your behalf with the shipping company concerned.
不管怎样，从贵方闻悉发生这一不幸事件，我们深表遗憾。如有必要，我们将很乐意代为贵公司向船方提出交涉。
以上这一事例真切地表达了贸易一方对遭受损失一方的慰问及希望给予对方帮助之意，充分体现了同情准则的要求。
实例分析
Dear Mr. Blake,
I am sorry that we cannot accept your request for delay in delivery.
Our project is in great need of these builiding materials, otherwise we cannot complete the task. If it is impossible for you to deliver them on time, we shall have to cancel the order.
We are sorry to cause you any inconvenicence. Thank you for your understanding.
Yours sincerely,
CON Build Company
尊敬的布莱克先生：
很抱歉，我们不能同意您延迟交货的请求。
我们的工程急需这批建筑材料，否则将无法完工。如果您不能按时交货，我们只好取消订单。
给您带来不便，我们深感抱歉。感谢您的理解。
CON 建筑公司 谨上
Dear Sir or Madam,
I am writing to request further information about your latest products. May i ask you to provide me with their detailed information on prices, delivery costs and the like?
I wonder if there are any discounts available for bulk order. In addition, do you accept an overseas order?
I appreciate your early response.
Yours sincerely,
Bill Smith
敬启者：
谨以此信询问贵公司最新产品的相关信息。贵方能否提供价格、配送成本等详细的产品信息？
我方想知道大宗订单能否有折扣？另外，请问贵公司接受海外订单吗？
及早回复不胜感激。
比尔·史密斯 敬上
敬启者：
谨以此信询问贵公司产品相关信息。
我方想知道贵公司数码相机的价格。另外，如果我们大量订购，可否给我方折扣？如果能给予折扣的话，这么一大笔订单，贵公司通常给多少折扣？
请您在方便时尽早回复。
泰勒·汉斯 谨启
Dear Sir or Madam,
I am writing to request some information about your product.
We would like to know the price of your digital cameras. Moreover, if we place a large order, is it possible for you to give us any discount? If so, how much discount do you usually allow for such a large order?
Kindly let us have your reply at your earliest convenience.
Yours sincerely,
Ted Hans
