工程咨询项目工作思路
因为项目单位的缘故,日常可以接触到大量的工程资料。其实作为一只审计狗或者咨询狗,仅仅熟悉财务是不够的,仅仅从审计角度而言,最起码对于被审计单位和财务相关的所有业务流程,以及这些流程生成数据的环节都要熟悉。
目前建设、施工单位的内控制度与执行,基本上做的都不是很够。如果客户有完善这方面的需求,对于审计、咨询狗来说其实是很好的一块增值业务。
一、内控的设计:
①可以通过制度反映业务流程
内控的设计是通过制度反映,制度的设计基本是沿着业务流来的,这样设计的制度清晰、有条理、便于记忆。
②在明确权责利之后,明确各岗位的工作
这部分的工作很多时候是人事来操作的,但是这样的效果不是很好,对于相关工作必须由业务部门来明确。人事不熟悉具体工作,硬做肯定是做不好的。注意制度所属层次,例如如果是集团层面,不必写具体人员的工作。
③对于重要的工作,明确截止日期
每项工作衔接,是要有具体时间予以明确。对于常规性的工作,在多少天内一定要完成。并且要有明确的奖惩制度,或者与绩效考核挂钩。
④对于旨在实现某种目的的操作,应该尽可能具体
例如,工程竣工验收需要有哪些单位参与?相关单位具体都应该做哪些事情,完成到什么程度,有什么样的成果(尤其是书面成果)。这些都是要予以明确的。
二、内控的执行
检查内控是否得到执行,和财审有相同的地方,财审要求账实相符,工程制度是否得到有效执行也讲究“账实相符”。所谓的账就是被审计单位的工程资料,实则是现场具体情况。
一般工程项目流程是这样的:
立项/估算→初步设计/概算→可行性研究/预算→招投标/工程量清单→合同的签订→设计变更/签证→竣工验收/结算→财务决算
以下将一些工程项目检查发现问题的思路:
①工程资料是否齐全,资料时间是否符合逻辑?
按照项目流程对项目资料进行梳理,各个环节是否均经过审批,是不是所有制度上规定的领导都签字了?是不是在规定的时间内签字?时间是否符合逻辑,也就是说是不是按照项目流程进行的,没有出现未立项就施工,或者未招投标就签合同,这种问题通过比对资料时间就能看出,而且可以定性地比较严重。
②预算控制是否得到执行?
也是按照业务流来看,要求是这样的估算>概算>预算>结算,如果不能满足这个规律看一下是否有签证变更和设计变更。
一般来说如果出现和合同不同的情况,都是要有签证变更单的,然后设计单位根据施工单位提供的签证变更单计算出变更的金额。预算书和结算书出现差异的时候结合,项目签证一起看。如果还是存在差异,或者签证事项和预算结算差异不符,或者没有签证单,这些就都是问题了。
③物资流是否一致?尤其是甲供物资。
工程项目的甲供物资的领用基本上初步设计环节就定下来了,之后关注下每个环节工程资料甲供物资是否出现较大变化。例如本来用一台设备,结果用了两台,如果没有相应审批资料作支撑,这其实是很严重的问题。
项目拆旧物资如何管理?一个工程项目需要拆除哪些资料,在设计环节就明确了。这些拆除的物资可能还能重复利用,或者作为废料本身有一定的价值。如果项目实施过程中,拆除的物资没有回收入库,结算书与概预算的拆旧物资情况不一致,这些都是问题。实际回收的东西如果和概预算差异较大,则说明设计深度不够也是问题。
拆除物资如果和设计的一模一样,也值得怀疑,可以去现场看看。一般会有几种情况?
无法查到对应回收物资、回收物资已经处置、
如果无法查到对应实物,也是个问题,但是如果项目复杂,物料没有纳入ERP管理,那么出现查不到情况的概率其实是很大的。
废旧物资处置了的话,可以看下相关处置资料是否经过审批?如果量大的话是否有进行招投标,拍卖?处置的价格上网查下是否公允(常用物资,看看正负偏离不超过20%)?还有回收的钱是否直接打给财务。
④是否按照合同执行?
是否按照合同执行,主要关注人员和款项的支付。一般来说施工合同上都会规定主要的人员是不得变动的,如果现场项目资料签字人不是合同上规定的项目经理,那么就有问题了。监理、设计也是同理,一些关键项目是要求总监理工程师签字的。
款项则是关注,预付款、进度款、结算款,各个款项支付是否有审批,是否有满足合同上的条件。例如合同上规定,十天内支付预付款,那么款项是否在十天内支付?进度款是要监理单位确认好进度的,有没有监理单位的审批?结算款是要竣工验收后才能支付的,在支付款项前是否有充足审批?大型项目结算还要有第三方出具的结算书,是否出现先付款后编制结算书的情况?
⑤设计环节关注几个点
设计出具的图纸是否为蓝图?不是由硫酸铜烧制的蓝图,存在保存期限不够长,不能满足百年工程、五十年工程、三十年工程的资料保管要求。
各类图纸的出具时点是否有问题?是否均有相关单位进行签字?
初设图、预算图、结算图是否有设计单位签字,是否由合同上约定的主要人员签字?
设计变更,变更单上是否有估算金额?估算金额的数字是否公允。
设计是否存在敷衍,深度不够的情况?这个和施工单位问问,看看现场就可以知道了。如果施工单位施工困难重重,签证数量过多,金额多大,这些深层次的原因都是设计深度不够。
⑥招投标环节关注几个点
招投标问题怎么查可以单独出个专题,主要思路还是看招投标法和招投标实施细则。这里头对于招投标流程有明确的描述。一般企业采购环节自主性比较大,但是国企和大型企业招投标就可以大查特查,因为这都是在招投标法限制范围内的或者其本身都有一套完善的招投标管理制度。如果查工程我的技能属于Proficiency,那么我查招投标的能力就是excellent。以后开专题再说。
⑦监理环节关注几个点
监理主要关注,每天是否有监理日记,主要的项目是否有旁站记录?这些日记和记录是不是能够反映当天的工程情况而不是流于形式。如果合同对于主要人员工作天数有要求,是否有考勤记录能够证明监理人员满足现场监理天数。
隐蔽工程有没有照片,隐蔽工程照片能不能反映施工全过程?如果发现问题,是否进行整改?整改前后是否有照片?
项目验收报告能否反映监理做了哪些工作,监理单位是否签字?
⑧竣工验收环节关注几个点
竣工验收主要是各部门会签依据是否充分?结算书编制是否存在问题?一般来说,结算书核减是可以赚钱的,看一些结算书核减套路是不是差不多?如果反复出现,我一般会鸡贼给这个也算个问题。反复核减的项目,送审的时候为什么不控制下,要白白给咨询单位转这个钱。
⑨和财税结合的一些思路
首先是现金的管理,任何业务尽可能转账,减少现金支出。这个通过ATM机刷卡、支付宝等方式都是可以控制的,只有愿不愿意这么做的决心。
其次,关注下甲供材的税务问题。工程施工税率6%,物资的税率是17%,这块的税收处置值得注意的。
第三,就是款项的支付,依据是否充足。保证金是否如期回收。如果是履约保函,保函是否过期。
第四,财务管理对每个环节的款项支付能够实施有效控制。
三、了解工程对于会计/审计有什么用?
①其实我自己作为审计狗,其实很不愿意做工程项目。但是没办法,这几年基建开花,项目多的做不完。农业类项目风险太大做不了,基建项目虽然审计风险也大,好在咨询项目多,问题好差成为了收入的大头。
②审计的要求和会计的要求是不一样的。会计基本上会做账就好了,但是审计不行,审计需要知道所有的业务流程,内控是否完善?给业务流程汇总上来的数据是否准确、完整?主要熟悉了业务流程,在建工程、工程施工、工程结算科目才不会是黑箱。
③工程项目的内控流程其实还是很有意思的,如果能够完整做几个项目,对于拓展制度设计的思路还是很有帮助的。