战胜拖延症的利器：零秒工作

最近读了一本很神奇的图书，书名是《零秒工作》，作者是活跃于麦肯锡14年的咨询师赤羽雄二，书中有很多非常实用，一般人平时根本就没有在意，对提升工作效率超级有效的方法，如果你是一个有工作拖延症的人，那么此书一定是你的不二选择。如果你想提升工作效率，让自己成为一个高效的人，那么此书更是绝对不能错过。
一、几个非常有用的小窍门
我们每天都在工作，日复一日，年复一年，很多人都会报怨那些重复性的工作，觉得好无聊，好没有挑战性，可是赤羽雄二先生不一样，他把工作当成了一种艺术，从平凡的工作中总结出来很多经验，让我感触比较深的有下面几个小窍门，都是立刻就可以用上的。
１订书机的妙用：订在页面的左上角，并且要45度斜着订，这样便于阅读文件的人翻阅，也不易被撕破。
２备用文件夹：为了方便他人使用，除了原有的文件夹，可以将制作完成后的文件复制并保存到“备用文件夹”里。或者根据需求去除内容，只保留模板。
３邮件：对于邮件正文，可以设置“邮件范本文件夹”，如果你认为别人发给你的邮件文笔优美，也保存下来。
４快捷键：Word和PPT中有个很实用的快捷键：Shift+Alt+上移或者下移键，可以将一个段落整体上移或者整体下移。
而比较实用，并不是很容易达成的有：
５盲打：为了提升写邮件和制作文件的效率，提升盲打的速度。
６快捷键收集：为了提高工作效率，在工作的时候尽量收集并使用快捷键。
我自己盲打其实是没有问题的，在大学期间就学会了五笔字型，一度速度也还不错，可是这些年很多字根，都还给了当时的老师，而目前很多输入法非常人性化的可以五笔和拼音兼顾，于是现在打字就是在两者之间来回的切换，速度其实真的不是慢了一点儿半点，看了赤羽雄二先生的介绍后，立刻决定要恢复自己早年五笔的速度，不要害怕一开始的慢，为了以后的快，只要是不会的字，立刻抄写下来，并贴在电脑边上。
快捷键也开始收集起来，专门准备一张A4的纸，把所有目前已经知道的快捷键都写上，然后再逐渐增加，争取能用快键的地方就不用菜单。就象赤羽雄二先生在书中介绍的，很多人关闭文件还去点那个X，不知道用Ctrl+W键，真是浪费时间呀。
二、战胜拖延症的法则
早上来到了办公室，有一份报告是今天必须完成的，其实拿到这个任务已经有两天了，可是你一直没有真正动手，这个报告是领导明天一早要看的，所以无论如何今天必须完成了。
坐到了办公桌前，打开办公软件，敲下了标题：“**工作报告”，你忽然觉得自己渴的要命，然后意识到竟然没有给自己准备水，于是，站起身，拿起水壶，去水房打水，到了水房，水居然没有开，不过指示显示已经接近100度了。于是你决定在这里等待一会儿，这期间，有几个同事也来打水，于是大家一起亲切友好的一起抱怨了一下水箱。
回到办公室，坐下来，给自己倒了一杯水，喝了一口，开始继续写自己的报告，忽然，电话响了，是一个同事问你一个流程上的问题，你很快进入了工作状态，细心的回复了同事的问题。刚挂了电话，另外一个同事过来找你，有些工作上的事情需要流通一下。
同事走后，你重新回到办公桌前，然后你忽然意识到今天最重要的任务是要完成领导交代的报告，现在报告才仅仅写了一个题目，于是你一下子惊出一身冷汗，看了一下时间，二个小时已经过去了。
于是你大声问自己，今天我到底是怎么回事呀，我的时间呢，好象挺忙的呀，怎么什么正事儿也没有干，上午已经过去了一半，难道我的拖延症，又开始发作了吗，这可如何是好啊。
这些问题，如果你早一点儿读了赤羽雄二先生的《零秒工作》，那就完全不成问题，对于如何合理的管理工作，赤羽雄二先生提出了8个原则。
1.形成整体印象。就是该项工作最终的成果是什么，需要考虑哪些因素，按照怎样的步骤和顺序才能取得成果，而在这一项中最重要的，就是知道领导的真正意图；用户的真实要求；阅读的真正对象。
2.工作不要过于细致。第二步的核心其实就是要不太过于纠结于细枝末节，因为成功的必要原则是工作顺利完成，如果过分深究细节，经常就会得不偿失。
3.掌握工作要领。如果你是个新手，那么应当多多观察工作熟练者的工作状态，观察他们眼中的工作要领是哪一部分。
4.形成良性循环。一般来说，良性循环只会在相互依赖的团队成员和伙伴之间形成。有了良好的人际关系，工作在不知不觉间也就很容易进行良性循环。
5.对改善方法本身做改善。例如可能有人会为了提高写文件或者写邮件的速度添加一些常用词汇，但是，如果为了彻底提高输入速度一口气添加几百个词汇。甚至把邮件地址和网页地址也作为常用词汇添加那才算是对方法本身做改善呀。
6.凡事提前。总是在快要临近截止时间时才完成工作的人，可能根本就没有考虑过提前完成这件事。其实很有可能是你对流程不熟悉，这时候一定要坦诚地向上司或者前辈询问。要知道“求教乃一时之羞，不问乃永世之耻”，很多前辈可能有很好的经验，如果你请教，很多人还是会帮你的。而在不断的进步中，就可以逐渐做到工作“全部提前”，这样拖延症自然也就不战而胜了
7.凡事先行一步。如果能做到“比别人先行思考应当前行的方向”，“比别人先行调查应该调查的信息”，“主动设定会议内容”，那么你就不知不觉间进入了先行一步的状态，这样对人的精神是非常有益的。
8.尽是避免返工。如果必须返工，那么就越早越好，如果明知道需要返工，方向已经有了偏差，还拖延，那只会更加影响整体进程。
在这8项原则中，我个人认为第1项和第6项非常值得我们重视。
在进行一项工作之前，第1项说的整体印象太重要了，领导的真实意图，客户的要求，工作的目的一定要彻底的领会清楚，否则就很可能会用到第8项原则了。
而第6项凡事提前，可以保证工作不会被拖延，可以保证有足够的时间把工作做好。这样才有可能进入良性循环，才有可能凡事先行一步。
有了这些原则，下面介绍两个具体的应用案例。
三、零秒工作应用案例
有了基本原则，如果真正的用到工作中呢，赤羽雄二先生的《零秒工作》给中了一个非常实用的工作框架，就是PDCA管理，例如你需要完成一项工作报告，那么就可以用这个管理方法来完成，具体的步骤是：
1 Plan(计划)：讨论文件的整体构成、页面分配、每一页的内容、是否有遗漏。
2 Do(执行)：完成所有页面的制作
3 Check(检查)：确认最初的目标是否全部达成。
4 Act（改进）：重新编写不足的部分和不适当的部分。
完成一次后，再来一次，基本原理不变，步骤有少许变化。
1 Plan(计划)：重新讨论文件的整体构成、页面分配、每一页的内容、是否有遗漏。
2 Do(执行)：全面修改
3 Check(检查)：确认最初的目标是否全部达成。站在阅读者的立场来确认。
4 Act（改进）：重新编写不足的部分和不适当的部分。
彭小六把写文章的过程分为四步①收渣：随时随地收集图文信息，多读书，多走动，让自己一直接收到新鲜的内容；②接骨：搭建框架，放着发酵，继续收集；③贴肉：用故事和举例子来充实你的内容，表达你的观点；④画皮：要好看，要看得舒服。其实跟这个PDCA管理原则还是很有些想象之处的。
四、结语
只要计划得当，方法得当，考虑得当，执行得当，拖延症，并不是什么不治之症，并不是什么顽疾，完全可以手到擒来，完全可以彻底根治。按赤羽雄二先生的《零秒工作》中介绍的，把有可能重复的工作备份好，把需要做的工作提前准备好，然后不停的打磨，那怎么可能会再犯拖延的毛病。从此以后，工作顺利，升职加薪和个人成长全部变得轻松愉快，手到擒来。